Tworzenie protokołu

Ten przewodnik prowadzi przez utworzenie nowego protokołu serwisowego. Pracę bez połączenia z internetem opisuje Offline mode. Informacje o zarządzaniu klientami znajdziesz w Client database.

Formularz nowego protokołuDesktop

Dostęp do formularza

Formularz nowego protokołu otworzysz:

• 🖥️ Desktop: W lewym panelu kliknij Nowy protokół
• 📱 Mobile: Na dolnym pasku stuknij ikonę +

Inne możliwości:

• Z Dashboardu przez kliknięcie karty Nowy protokół
• Z detailu klienta przyciskiem Nowy protokół
• Z sekcji Najbliżsi klienci na dashboardzie

Struktura formularza

Formularz protokołu jest podzielony na sekcje. Niektóre sekcje mogą być ukryte zależnie od ustawień organizacji.

1. Dane klienta

Sekcja wyboru klientaDesktop

Wybór klienta:

• Wyszukaj klienta po nazwie, numerze firmy lub adresie
• Kliknij pozycję na liście, aby ją wybrać
• Po wyborze dane klienta (nazwa, numer firmy, NIP, VAT UE) pojawią się w karcie informacyjnej
• Jeśli klient nie istnieje, kliknij Nowy klient, aby utworzyć go bezpośrednio z formularza
• Klientów możesz też uzupełnić zbiorczo przez import z systemu księgowego
• Przycisk Według lokalizacji wyszuka najbliższych klientów według Twojej pozycji GPS

Wybór oddziału:

• Po wyborze klienta pojawi się jego domyślny oddział
• Jeśli klient ma więcej oddziałów, możesz wybrać inny z listy rozwijanej
• Przyciskiem Dodaj oddział możesz utworzyć nowy oddział bezpośrednio z formularza

Dane kontaktowe:

• Osoba kontaktowa, e-mail i telefon uzupełnią się z wybranego oddziału
• Możesz je zmienić dla konkretnego protokołu
• Zapisz do adresu aktualizuje dane kontaktowe w oddziale klienta
• Wczytaj z adresu przywraca pierwotne dane z oddziału

2. Szczegóły pracy

Sekcja szczegółów pracyDesktop

Dostępne typy pracy zależą od ustawień organizacji i mogą obejmować:

• Deratyzacja
• Dezynsekcja
• Dezynfekcja
• Fumigacja
• Dezynsekcja ochronna
• Inne według konfiguracji

3. Technicy

Sekcja technikówDesktop

• Główny technik — automatycznie uzupełniony zalogowany użytkownik
• Dodatkowi technicy — możesz dodać współpracujących techników przez + Dodaj technika

4. Szkodniki

Sekcja szkodnikówDesktop

Zapisz znalezione szkodniki:

1. Kliknij + Dodaj szkodnika
2. Wybierz gatunek szkodnika ze słownika (zarządzany w Codebooks overview)
3. Opcjonalnie podaj dokładniejszy opis
4. Opcjonalnie wpisz liczbę/intensywność

5. Użyte materiały

Sekcja materiałówDesktop

Zapisz użyte preparaty:

1. Kliknij + Dodaj materiał
2. Wybierz materiał ze słownika (zarządzany w Codebooks overview)
3. Wpisz ilość
4. Opcjonalnie podaj stężenie

6. Instalacje

Sekcja instalacjiDesktop

Zapisz zainstalowane urządzenia:

1. Kliknij + Dodaj instalację
2. Wybierz typ urządzenia ze słownika (zarządzany w Codebooks overview)
3. Wpisz liczbę

7. Dokumentacja fotograficzna

Sekcja dokumentacji fotograficznejDesktop

Dodaj zdjęcia z miejsca pracy:

1. Kliknij Zrób zdjęcie lub Z galerii
2. Wybierz zdjęcie z galerii albo zrób nowe
3. Opcjonalnie dodaj opis
4. Zdjęcia są automatycznie optymalizowane do mniejszego rozmiaru

Wskazówka: Na urządzeniach mobilnych możesz robić zdjęcia bezpośrednio w aplikacji za pomocą aparatu.

8. Nieprawidłowości

Sekcja nieprawidłowościDesktop

Zapisz stwierdzone nieprawidłowości w kategoriach:

• Nieprawidłowości organizacyjne — problemy z organizacją pracy
• Nieprawidłowości budowlane — usterki budynku
• Nieprawidłowości higieniczne — braki w higienie

Dla każdej kategorii możesz:

• Włączyć przełącznik oznaczający, że nieprawidłowość istnieje
• Dodać opis
• Dołączyć zdjęcia

Opcjonalnie możesz oznaczyć, czy chodzi o zdarzenie ubezpieczeniowe.

9. Informacje dodatkowe

Sekcja informacji dodatkowychDesktop

Opcjonalnie możesz oznaczyć Tymczasowe magazynowanie systemowe i Zdarzenie ubezpieczeniowe.

10. Zalecenia

Sekcja zaleceńDesktop

Wybierz zalecenia dla klienta z listy predefiniowanej:

1. Kliknij zalecenie, aby je dodać
2. Tekst zalecenia możesz edytować
3. Zalecenia pojawią się w PDF protokołu

Wskazówka: Zalecenia są filtrowane według wybranego typu i podtypu pracy.

11. Notatki

Sekcja notatek

• Notatki — notatki widoczne w protokole dla klienta
• Obsługiwane jest podstawowe formatowanie tekstu (pogrubienie, kursywa)

12. Podpisy

Sekcja podpisówDesktop

Podpis klienta

1. Kliknij pole podpisu klienta
2. Otworzy się pełnoekranowy dialog podpisu
3. Klient podpisuje palcem lub rysikiem
4. Potwierdza przyciskiem Potwierdź

Podpis technika

1. Kliknij pole podpisu technika
2. Podpisz w podobny sposób
3. Imię i nazwisko technika jest automatycznie uzupełnione

Uwaga: Wymagania dotyczące podpisów (obowiązkowe, ostrzeżenie albo opcjonalne) zależą od ustawień organizacji. Przy zapisie bez podpisów może pojawić się ostrzeżenie.

Wysłanie protokołu

Po uzupełnieniu potrzebnych danych na dole formularza dostępne są przyciski akcji. Ich dostępność zależy od ustawień organizacji:

Jeśli organizacja używa procesu kontroli

Jeśli organizacja nie używa procesu kontroli

Ostrzeżenia przed wysłaniem

Jeśli protokół zawiera niepełne dane, pojawi się dialog z ostrzeżeniami. Ważność ostrzeżeń zależy od ustawień organizacji:

• Ostrzeżenie (żółte) — informuje o brakujących danych, ale możesz kontynuować przez Kontynuuj mimo to
• Pole obowiązkowe (czerwone) — blokuje wysłanie, dopóki dane nie zostaną uzupełnione. Przycisk kontynuacji nie jest dostępny

Przykłady ostrzeżeń:

• Brak podpisu klienta lub technika
• Pusta sekcja szkodników lub materiałów
• Brak osoby kontaktowej
• Brak zdjęć lub zaleceń

Kliknij Wróć i uzupełnij, aby wrócić do formularza.

Wybór odbiorców e-maila

Po wysłaniu protokołu może pojawić się dialog wyboru odbiorców e-maila (zgodnie z ustawieniami powiadomień):

• E-mail klienta
• E-mail oddziału
• Dodatkowe adresy e-mail
• Nie wysyłać do nikogo

Po pomyślnym wysłaniu zostaniesz przekierowany do detailu protokołu.

Automatyczny zapis (Szkice)

Formularz automatycznie zapisuje rozpoczęty protokół jako szkic:

• Automatyczny zapis działa co kilka sekund po zmianie
• Status zapisu widzisz u góry formularza
• Szkice są przechowywane lokalnie na Twoim urządzeniu

Praca ze szkicami:

• Z boku formularza (desktop) lub u góry (mobile) widzisz listę szkiców
• Kliknięcie przełącza między szkicami
• Szkic możesz usunąć ikoną kosza
• Limit to 5 szkiców

Tryb offline

Protokoły możesz tworzyć także bez połączenia z internetem. Więcej informacji znajdziesz w dokumentacji trybu offline.

• Formularz działa tak samo jak online
• Po zapisaniu protokół zostanie zapisany lokalnie
• Po przywróceniu połączenia automatycznie zsynchronizuje się z serwerem
• Na dashboardzie widzisz liczbę oczekujących protokołów
• Zsynchronizowane protokoły znajdziesz w historii protokołów

Ostrzeżenie: W trybie offline pracujesz tylko z klientami i słownikami, które zostały już zsynchronizowane.

Lokalizacja GPS

Aplikacja automatycznie zapisuje lokalizację GPS:

• Początek — przy otwarciu formularza
• Koniec — przy zapisie protokołu
• Synchronizacja — przy synchronizacji protokołu offline

Lokalizacje są zapisywane w protokole do celów ewidencyjnych.

Komunikaty błędów

Jeśli podczas zapisu wystąpi błąd:

• Brakujące pola obowiązkowe są podświetlone na czerwono
• Komunikaty błędów pojawiają się pod odpowiednimi polami
• Na mobile pojawia się powiadomienie toast
• Popraw błędy i spróbuj zapisać ponownie

Wskazówki do efektywnej pracy

Wskazówka: Używaj funkcji GPS na dashboardzie, aby szybko wybrać klienta według lokalizacji.

Wskazówka: Przed wyjazdem sprawdź, czy aktualne dane klientów są zsynchronizowane.

Wskazówka: Rób zdjęcia bezpośrednio w aplikacji — automatycznie się optymalizują i przypisują do protokołu.

Wskazówka: Jeśli często używasz tych samych materiałów lub zaleceń, poproś administratora o dodanie ich do słowników.