Zarządzanie dokumentami
Centralny przegląd wszystkich dokumentów. Zarządzaj SDS materiałów, certyfikatami techników, umowami z klientami i mapami obiektów.
Dostęp
- 🖥️ Desktop: W lewym panelu kliknij Dokumenty
- 📱 Mobile: W dolnym pasku stuknij Więcej → Dokumenty
Wyświetlanie dokumentów
W górnej części strony możesz przełączać dwa widoki:
| Widok | Kiedy używać |
|---|---|
| Tabela | Gdy musisz filtrować, sortować albo szybko porównać wiele dokumentów według kolumn |
| Foldery | Gdy chcesz przeglądać dokumenty naturalnie według typu, klienta lub okresu |
Widok tabeli
Tabela jest odpowiednia do zarządzania większą liczbą dokumentów. Widzisz w niej nazwę, typ, przypisanie, widoczność, ważność i dostępne akcje. W razie potrzeby możesz zmienić widoczne kolumny.
Widok folderów
Foldery grupują dokumenty w przejrzystej strukturze:
- Typ dokumentu
- Przypisana encja, na przykład klient lub materiał
- Okres, jeśli dokument go ma
- Pliki
W górnej części widoku folderów widać ścieżkę powrotną. Kliknięcie jej części przenosi na wyższy poziom. Te same filtry co w tabeli obowiązują także dla folderów.
Do czego należy dokument (encja)
Każdy dokument jest przypisany do jednej encji:
| Encja | Przykłady dokumentów |
|---|---|
| Materiał | SDS, certyfikaty produktów |
| Klient | Umowy, mapy obiektów |
| Użytkownik | Zaświadczenia techników, licencje |
| Protokół | Załączniki do protokołu |
Typy dokumentów
| Typ | Zastosowanie |
|---|---|
| SDS | Karty charakterystyki materiałów |
| Certyfikat | Certyfikaty firmy lub techników |
| Zaświadczenie | Zaświadczenie o kwalifikacjach |
| Licencja | Uprawnienia do działalności |
| Umowa | Umowy z klientami |
| Ubezpieczenie | Polisy ubezpieczeniowe |
| Mapa | Mapy sytuacyjne obiektów |
| Załącznik | Ogólne załączniki |
| Inne | Inne dokumenty |
Kto widzi dokument
Każdy dokument ma dwa niezależne ustawienia widoczności.
Widoczność wewnętrzna
Kto z Twojego zespołu może zobaczyć dokument:
| Ustawienie | Kto widzi |
|---|---|
| Wszyscy | Wszyscy zalogowani użytkownicy |
| Management | Tylko menedżerowie i administratorzy |
| Role | Tylko wybrane role (np. tylko technicy) |
| Prywatne | Tylko osoba, która przesłała + administratorzy |
Widoczność w portalu
Niezależna od widoczności wewnętrznej - określa, czy dokument zobaczy klient w portalu.
| Przełącz na | Efekt |
|---|---|
| Włączone | Klient widzi dokument w swoim portalu |
| Wyłączone | Dokument pozostaje tylko wewnętrzny |
Co warto udostępnić klientom:
- ✅ SDS materiałów
- ✅ Mapy obiektów
- ✅ Twoje certyfikaty
- ❌ Oferty cenowe i umowy
- ❌ Wewnętrzne notatki
Przypisanie do obiektów
Tylko dla dokumentów przypisanych do Klienta. Określasz, czy dokument dotyczy całej firmy, czy konkretnych obiektów.
| Zakres | Kiedy używać |
|---|---|
| Bez przypisania | Umowa ważna dla całej firmy |
| Wybrane obiekty | Mapa konkretnego obiektu |
| Wszystkie obiekty | Instrukcje BHP obowiązujące wszędzie |
Gdzie potem się wyświetli
| Zakres | Szczegóły klienta | Szczegóły obiektu |
|---|---|---|
| Bez przypisania | ✅ | ❌ |
| Wybrane obiekty | według ustawienia | ✅ jeśli przypisany |
| Wszystkie obiekty | według ustawienia | ✅ |
Przy wybranych/wszystkich obiektach możesz włączyć Pokaż na karcie klienta - dokument pojawi się także w szczegółach klienta.
Filtrowanie i wyszukiwanie
Dokumenty możesz filtrować według:
- Nazwa - wyszukiwanie tekstowe
- Typ encji - materiał, klient, użytkownik, protokół
- Typ dokumentu - SDS, certyfikat, umowa…
- Widoczność - wszyscy, management, role, prywatne
- Ważność - wygasłe, wygasające wkrótce, ważne
Wskazówka: Kliknięcie nagłówka kolumny zmienia sortowanie.
Przesyłanie dokumentów
Bezpośrednio ze strony Dokumenty
- Kliknij Prześlij dokument
- Wybierz typ encji i konkretną encję
- Prześlij plik
- Wypełnij nazwę i typ dokumentu
- Ustaw widoczność
- Kliknij Prześlij
Podczas edycji encji
W dialogach edycji materiałów, klientów lub użytkowników znajdziesz kartę Dokumenty, gdzie możesz przesyłać pliki bezpośrednio.
Import masowy z ZIP
Przy migracji większego archiwum (dziesiątki lub setki plików) użyj masowego importu ZIP. Aplikacja rozpoznaje klienta, typ dokumentu i okres ze struktury folderów.
Edycja dokumentu
Możesz edytować:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa | Wyświetlana nazwa |
| Typ dokumentu | Kategoria (SDS, certyfikat…) |
| Encja | Do czego należy dokument |
| Widoczność | Kto może go zobaczyć |
| Widoczność w portalu | Czy widzi go klient |
| Ważny od/do | Daty ważności |
| Notatki | Wewnętrzne notatki |
| Plik | Możliwość zastąpienia pliku |
Ostrzeżenia o wygaśnięciu
System śledzi ważność dokumentów:
| Stan | Oznaczenie |
|---|---|
| Wygasłe | 🔴 Czerwona etykieta |
| Wygasa w ciągu 30 dni | 🟠 Pomarańczowa etykieta |
| Ważne | Bez oznaczenia |
Wskazówka: Filtr Ważność → Wygasające wkrótce pokazuje dokumenty do odnowienia.
Podgląd i pobieranie
- PDF - podgląd bezpośrednio w aplikacji
- Obrazy - wyświetlanie w lightboxie
- Inne - pobranie pliku
Obsługiwane formaty
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Powiązane strony
- Materiały - SDS materiałów
- Szczegóły klienta - Dokumenty klienta
- Dokumenty w portalu - Co widzi klient