Masowy import dokumentów (ZIP)

Masz w archiwum lata kart charakterystyki, umów z klientami i map lokalizacji? Zamiast wgrywać je pojedynczo, spakuj cały folder do ZIP, a aplikacja przetworzy go naraz. Rozpozna, do którego klienta plik należy, jakiego jest typu i z jakiego okresu pochodzi.

Import dokumentów - ekran początkowyDesktop

Kiedy się przydaje

• Migracja z innego systemu — masz setki plików uporządkowanych w folderach
• Archiwum kart charakterystyki — wszystkie KCH materiałów naraz
• Miesięczne raporty od klienta — jeden ZIP zamiast 30 plików
• Mapy lokalizacji — gdy masz folder z mapami wszystkich lokalizacji klienta

Wskazówka: Jeśli masz tylko kilka plików, szybciej będzie wgrać je bezpośrednio przez Dokumenty lub w szczegółach klienta/materiału.

Dostęp

• 🖥️ Desktop: W lewym panelu Integracje → karta Import ZIP → Importuj
• 📱 Mobile: W dolnym pasku Więcej → Integracje → karta Import ZIP → Importuj

Uwaga: Funkcja wymaga uprawnienia do zarządzania dokumentami oraz połączenia z internetem. Jeśli jej nie widzisz, skontaktuj się z administratorem.

Jak przygotować plik ZIP

Aplikacja próbuje rozpoznać dokumenty z nazw folderów i plików. Im lepiej zorganizowane masz pliki w ZIP, tym mniej będziesz musiał poprawiać w mapowaniu.

Zalecana struktura

Według klienta i okresu (najdokładniejsza)

moje-archiwum.zip
├── ABC sp. z o.o./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── raport-miesieczny.pdf
│   │   └── kontrola-pulapek.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── raport-miesieczny.pdf
└── XYZ S.A./
    └── 2026-03/
        └── raport-miesieczny.pdf

Aplikacja rozpoznaje:

• Klienta według nazwy folderu (porównuje z Twoją bazą klientów)
• Okres w formacie YYYY-MM (np. 2026-03)
• Typ dokumentu według słów kluczowych w nazwie

Według typu dokumentów

moje-archiwum.zip
├── Karty charakterystyki/
│   ├── racumin-pasta-kch.pdf
│   └── ratimor-blocks-kch.pdf
├── Certyfikaty/
│   └── iso-9001-2025.pdf
└── Umowy/
    └── abc-spzoo-umowa-2025.pdf

Połączona

moje-archiwum.zip
└── ABC sp. z o.o./
    ├── Warszawa/
    │   ├── mapa-lokalizacji.pdf
    │   └── 2026-03-raport.pdf
    └── Krakow/
        └── mapa-lokalizacji.pdf

Aplikacja rozpoznaje także lokalizację klienta (jeśli klient ma wiele adresów).

Co aplikacja potrafi rozpoznać automatycznie

Typ dokumentu

Według słów kluczowych w nazwach folderów lub plików:

Uwaga: Jeśli aplikacja nie rozpozna typu, użyje Inne — możesz to zmienić przed importem.

Okres (miesiąc i rok)

Obsługiwane formaty w nazwach folderów lub plików:

• 2026-03, 2026/03, 2026 03
• 03-2026, 03/2026
• styczeń 2026, marzec 2026, maj 2026
• january 2026, march 2026, may 2026

Polskie znaki nie są wymagane — marzec i marzec działają tak samo (z ogonkami czy bez).

Klient

Aplikacja szuka dopasowań do nazw w bazie klientów:

• Dokładne dopasowanie — ABC sp. z o.o. w ZIP znajdzie ABC sp. z o.o. w bazie
• Bez polskich znaków — Becova znajdzie Bečová s.r.o.
• Bez formy prawnej — ABC znajdzie ABC sp. z o.o.
• Tolerancja literówek — przy dopasowaniu co najmniej 50 % znaków

Lokalizacja

Jeśli klient ma kilka lokalizacji, a nazwa folderu zgadza się z ulicą lub miastem lokalizacji, aplikacja przypisuje go automatycznie.

Ograniczenia

Wskazówka: Jeśli archiwum jest zbyt duże, podziel je według lat lub klientów i wgrywaj w kilku partiach.

Co aplikacja ignoruje

• Ukryte pliki (.DS_Store, Thumbs.db, .gitkeep)
• Foldery __MACOSX, .git, .svn
• Linki symboliczne
• Pliki w nieobsługiwanym formacie (np. .zip w ZIP, .exe, .txt)

Krok 1: Wgranie pliku ZIP

1. Otwórz stronę Integracje i kliknij przycisk Importuj na karcie Import ZIP
2. Przeciągnij plik ZIP do oznaczonej strefy lub kliknij i wybierz go
3. Aplikacja sprawdza:
   • Czy plik jest prawidłowym archiwum ZIP
   • Czy nie przekracza 100 MB
   • Czy nie zawiera niebezpiecznej zawartości

Jeśli walidacja przejdzie, aplikacja rozpoczyna analizę.

Krok 2: Analiza struktury

Podczas analizy aplikacja:

• Rozpakowuje ZIP do folderu tymczasowego
• Przechodzi przez każdy plik i próbuje rozpoznać klienta, typ, okres i lokalizację
• Sprawdza, czy nie istnieje już dokument o tej samej nazwie u tego samego klienta (duplikat)

Przy setkach plików analiza może zająć kilkadziesiąt sekund. Nie opuszczaj strony.

Krok 3: Mapowanie dokumentów

Po analizie zobaczysz przegląd uporządkowany według klienta i okresu.

Stany plików

Etykieta pokazuje także procent pewności rozpoznania.

Widok hierarchiczny

Pliki są pogrupowane:

1. Według klienta — klikając w nazwę klienta zwijasz/rozwijasz wszystkie jego pliki
2. Według okresu w ramach klienta — dla szybkiej orientacji

Nieprzypisane pliki znajdziesz pod nagłówkiem Bez klienta.

Edycja pojedynczego dokumentu

Przy każdym pliku możesz zmienić:

Przez Ustawienia zaawansowane otworzysz:

• Widoczne w portalu — klient zobaczy dokument w swoim portalu
• Ważne od / do — dla dokumentów z datą wygaśnięcia (KCH, certyfikaty)
• Dostępne dla ról — gdy wybierzesz widoczność „Role”
• Uwagi — komentarz wewnętrzny

Wskazówka: Przycisk Reset przywróci wartości zaproponowane automatycznie przez aplikację.

Przeciągnij i upuść — przenoszenie między klientami

Możesz przeciągnąć plik za uchwyt po lewej stronie (⋮⋮) i upuścić go do grupy innego klienta lub innego okresu. Po przeniesieniu pole Klient lub Okres zaktualizuje się automatycznie, a aplikacja Cię o tym powiadomi.

Akcje masowe

• Wyszukiwanie — filtr po nazwie pliku lub kliencie
• Importuj wybrane / Pomiń wybrane — szybka akcja na wszystkich zaznaczonych wierszach
• Pola wyboru — wybierz pliki, których ma dotyczyć akcja masowa

Rozwiązywanie duplikatów

Jeśli plik ma stan Duplikat, masz trzy możliwości:

Uwaga: Przy Nadpisz oryginalny plik zostanie utracony (wraz z odnośnikami w protokołach). Jeśli nie jesteś pewien, użyj raczej Importuj i rozwiąż duplikat później w Dokumentach.

Pliki bez klienta

Jeśli aplikacja nie potrafi przypisać klienta i nie ustawisz go ręcznie, dokument zostanie zapisany pod Twoim profilem. Przydaje się to np. dla Twoich osobistych certyfikatów lub licencji. Przed importem aplikacja pokaże Ci listę takich plików i poprosi o potwierdzenie.

Krok 4: Uruchomienie importu

W dolnym pasku widać podsumowanie:

• Wybrane — ile plików jest zaznaczonych
• Do importu — ile zostanie wgranych jako nowe
• Do nadpisania — ile zastąpi istniejące
• Pominięte — ile nie zostanie zaimportowanych
• Bez klienta — ile zostanie zapisanych pod Twoim profilem

Po kliknięciu Importuj X dokumentów aplikacja:

1. Poprosi o potwierdzenie
2. Przetwarza pliki w partiach po 10 — widzisz postęp w procentach oraz liczby (Wgrane / Nadpisane / Pominięte)
3. Po zakończeniu pokaże podsumowanie z ewentualnymi błędami

Wskazówka: Przy większych importach nie zamykaj strony, dopóki import się nie zakończy.

Po imporcie

• Dokumenty znajdziesz w Dokumentach oraz w szczegółach klienta/materiału
• Akcja zostaje zapisana w audycie (kto, kiedy, ile plików)
• Jeśli oznaczyłeś niektóre pliki jako Widoczne w portalu, klient zobaczy je od razu

Najczęstsze błędy podczas importu

Wskazówki dla udanego importu

Wskazówka 1: Przed pierwszym dużym importem spróbuj 5-10 plików, aby zobaczyć, jak aplikacja rozpoznaje strukturę.

Wskazówka 2: Polskich znaków w nazwach folderów nie musisz usuwać — aplikacja radzi sobie zarówno z Bečová, jak i Becova.

Wskazówka 3: Jeśli importujesz karty charakterystyki, użyj folderu Karty charakterystyki jako głównego — wszystkie pliki otrzymają właściwy typ.

Wskazówka 4: Dla raportów miesięcznych nazwij foldery w formacie YYYY-MM (np. 2026-03) — aplikacja automatycznie przypisze okres.

Wskazówka 5: Gdy masz wątpliwości, użyj Reset — przywróci automatycznie zaproponowane wartości.

Powiązane strony

• Przegląd integracji — inne sposoby importu
• Zarządzanie dokumentami — gdzie zostaną zapisane zaimportowane dokumenty
• Baza klientów — aby aplikacja rozpoznała klienta, musi on istnieć w bazie