Detail protokołu

Tutaj znajdziesz wszystkie dane protokołu — od informacji o kliencie, przez wykonane prace, po oś czasu zmian i możliwość pobrania PDF.

Detail protokołuDesktop

Dostęp do detailu

Detail protokołu otworzysz:

• Kliknięciem wiersza w historii protokołów
• Kliknięciem numeru protokołu na liście
• Bezpośrednim linkiem (URL zawiera ID protokołu)

Nagłówek

W górnej części strony znajdziesz:

• Numer protokołu — unikalny identyfikator protokołu
• Status protokołu — kolorowa etykieta (patrz niżej)
• Etykieta rewizji — jeśli protokół został ponownie otwarty, pojawi się Rev. 1, Rev. 2 itd.
• Etykieta blokady — jeśli ktoś aktualnie edytuje protokół, zobaczysz W trakcie edycji (kolega) albo Edytowane przez Ciebie (Ty)
• Nazwa klienta — do szybkiej orientacji
• Przycisk wstecz — powrót do historii protokołów

Uwaga do blokad: Aplikacja zapobiega jednoczesnej edycji tego samego protokołu przez wielu użytkowników. Jeśli widzisz W trakcie edycji, poczekaj, aż kolega zakończy, albo skontaktuj się z nim.

Status protokołu

Każdy protokół ma status, który pokazuje etap pracy:

Wskazówka: Status Zwrócony pojawia się tylko wtedy, gdy protokół jest w trakcie, a ostatnią akcją był zwrot z kontroli. Widać go w nagłówku i na liście protokołów.

Przebieg cyklu życia

Przebieg zależy od ustawienia procesu protokołu w organizacji. Administrator konfiguruje go w ustawieniach protokołu.

Bez procesu (bezpośrednie wysłanie)

Najprostsze ustawienie. Technik wypełnia formularz i jednym kliknięciem wysyła protokół klientowi.

1. Technik wypełnia formularz
2. Klika Wyślij → protokół jest Wysłany (finalny)
3. PDF zostaje wygenerowany i wysłany klientowi e-mailem

Bez etapów pośrednich i bez kontroli. Odpowiednie, jeśli pracujesz samodzielnie albo nie potrzebujesz zatwierdzania.

Z opcjonalną kontrolą

Technik może zapisać protokół, wrócić do niego później i zdecydować, czy wysłać go bezpośrednio, czy przekazać do kontroli.

1. Technik wypełnia formularz
2. Klika Zapisz → protokół ma status W trakcie
3. Technik może w dowolnym momencie wrócić, poprawić i potem:
   • Kliknąć Wyślij → protokół jest Wysłany (finalny)

Przełożony widzi protokoły w trakcie i może je skontrolować lub wysłać.

Z obowiązkową kontrolą

Technik musi przekazać każdy protokół do kontroli. Wysłać klientowi może go tylko przełożony.

1. Technik wypełnia formularz
2. Klika Zapisz → protokół ma status W trakcie
3. Gdy formularz jest kompletny, klika Do kontroli → protokół ma status Na kontroli
4. Przełożony kontroluje protokół:
   • Jeśli jest w porządku → klika Wyślij → protokół jest Wysłany (finalny)
   • Jeśli wymaga poprawy → zwraca technikowi → protokół jest Zwrócony
5. Technik poprawia i ponownie przekazuje Do kontroli
6. Po zatwierdzeniu przełożony wysyła → Wysłany

Zamknięcie bez e-maila do klienta

Jeśli klient nie potrzebuje protokołu e-mailem, na przykład pobiera go w portalu klienta, w dialogu wyboru odbiorców nie wybieraj żadnego adresu i kliknij Zamknij bez e-maila do klienta.

• Protokół będzie Wysłany i zostanie utworzony PDF. Klient nie otrzyma e-maila.
• W nagłówku protokołu pojawi się oznaczenie Bez e-maila do klienta, w historii zmian wpis Zamknięty bez e-maila do klienta, a przy polu Email uwaga E-mail do klienta nie został wysłany.
• Kopia wewnętrzna zostanie wysłana zgodnie z ustawieniami firmy i poda, że klient nie otrzymał e-maila.
• Protokół możesz wysłać klientowi później przyciskiem Wyślij PDF ponownie. Oznaczenie wtedy zniknie.

Jeśli e-maila do klienta nie udało się doręczyć podczas wysyłania, przy polu Email pojawi się uwaga Doręczenie e-maila do klienta nie jest potwierdzone.

Przygotowanie protokołów przez menedżera

Jeśli ta opcja jest włączona, menedżer może przygotować podstawę protokołu przed interwencją:

1. Menedżer tworzy protokół i wpisuje znane dane (klient, adres, typ pracy)
2. Przypisuje protokół technikowi
3. Technik uzupełnia w terenie brakujące dane (materiały, zdjęcia, podpisy)
4. Kontynuuje według ustawionego trybu kontroli (wysyła bezpośrednio albo przekazuje do kontroli)

Ponowne otwarcie wysłanego protokołu

Jeśli ta opcja jest włączona, przełożony może otworzyć już wysłany protokół do poprawy:

1. Przełożony otwiera wysłany protokół
2. Klika Otwórz ponownie — pojawi się dialog potwierdzenia
3. Opcjonalnie wypełnia pole Powód ponownego otwarcia (np. „korekta ilości materiału”, „uzupełnienie podpisu”)
4. Potwierdza akcję — protokół wraca do statusu W trakcie
5. Po poprawie ponownie przechodzi proces kontroli i wysłania
6. Numer rewizji zwiększa się automatycznie — przy kolejnym wysłaniu pojawi się Rev. 1, Rev. 2 itd.

Uwaga: W rewizji nie można zmienić klienta ani obiektu — rewizja poprawia protokół tego samego klienta. Dla innego klienta utwórz nowy protokół.

Wskazówka: Powód ponownego otwarcia jest opcjonalny, ale warto go wpisać — pomaga kolegom i Tobie później zrozumieć, dlaczego protokół został zmieniony.

Każde ponowne otwarcie jest zapisane na osi czasu, a pierwotna wersja pozostaje w historii. Przy rewizjach podpisy obowiązkowe zmieniają się w ostrzeżenia — nie są konieczne do ponownego wysłania, jeśli były już zebrane przy pierwszym wysłaniu.

Zmiana czekająca na urządzeniu

Jeśli edytowałeś protokół bez połączenia, pasek w górnej części szczegółów pokazuje stan Twojej zmiany:

• Zmiana czeka na wysłanie — zapisze się sama po połączeniu; przyciskiem Otwórz zmianę możesz ją jeszcze edytować
• Zmiana jest właśnie wysyłana… — poczekaj, aż się zapisze
• Zapisano – gotowe do wysłania — zmiana jest zapisana; protokół wyślesz przyciskiem Wyślij (wybierzesz adresy e-mail) albo przekażesz go Do kontroli; Zamknij ukrywa przypomnienie
• Protokół w międzyczasie się zmienił — ktoś inny zapisał nowszą wersję; Otwórz moją zmianę pokaże różnice i zdecydujesz, którą wersję zachować, albo Odrzuć moją zmianę
• Nie można zapisać zmiany — np. protokół został w międzyczasie wysłany lub anulowany; otwórz zmianę lub ją odrzuć
• Nie udało się wysłać zmiany — Spróbuj ponownie

Dopóki zmiana się nie zapisze, górne przyciski Wyślij i Do kontroli są nieaktywne — wysłałyby protokół bez Twojej zmiany.

Więcej w przewodniku Tryb offline.

Akcje z protokołem

Wyświetl PDF

Kliknięcie Pokaż PDF otwiera protokół w podglądzie PDF bezpośrednio w aplikacji. Podgląd obsługuje:

• Przybliżanie i oddalanie
• Przeglądanie stron
• Pobranie na urządzenie

Pobierz PDF

Przycisk Pobierz PDF zapisuje plik bezpośrednio na urządzeniu. Nazwa pliku odpowiada numerowi protokołu.

Udostępnij

Przycisk Udostępnij otwiera systemowe menu udostępniania urządzenia. Możesz udostępnić:

• Przez e-mail
• Przez komunikatory
• Zapisując do plików
• Inną zainstalowaną aplikacją

Uwaga: Funkcja udostępniania zależy od możliwości urządzenia i przeglądarki.

Wyślij PDF ponownie

Jeśli musisz ponownie wysłać protokół e-mailem:

1. Kliknij Wyślij PDF ponownie
2. W dialogu wybierz odbiorców:
   • E-mail z adresu klienta
   • E-mail klienta (firmowy)
   • E-mail administratora/menedżera
   • Własny adres e-mail
3. Kliknij Wyślij

Możesz wybrać kilku odbiorców jednocześnie.

Usunięcie protokołu

Jeśli masz uprawnienie do usuwania protokołów:

1. Kliknij Usuń (ikona kosza)
2. Potwierdź akcję w dialogu

Ostrzeżenie: Usunięcie protokołu jest nieodwracalne. Usuniętego protokołu nie można przywrócić.

Oś czasu

Pod nagłówkiem protokołu znajduje się oś czasu — chronologiczny przegląd wszystkich zdarzeń i zmian od utworzenia protokołu.

Oś czasu protokołuDesktop

Typy zdarzeń

Co znajdziesz w detailu zdarzenia

Przy każdym zdarzeniu widzisz:

• Data i godzina — kiedy zdarzenie nastąpiło
• Kto — imię użytkownika, który wykonał akcję
• Zmienione sekcje — kolorowe etykiety pokazujące, w których sekcjach zaszły zmiany (np. Materiały, Szkodniki, Zdjęcia)

Kliknięcie Szczegóły zmian rozwija szczegółowy przegląd zmian:

• Przy polach tekstowych widzisz wartość poprzednią i nową
• Przy listach (materiały, szkodniki) widzisz pozycje dodane, usunięte lub zmienione
• Przy zdjęciach widzisz podglądy dodanych lub usuniętych zdjęć

Co widzi klient w portalu

W portalu klienta klient widzi skróconą oś czasu:

• utworzenie, podpisy, wysłanie z numerem rewizji, otwarcie do poprawy z powodem i anulowanie,
• zmiany po pierwszym podpisie lub wysłaniu — tylko nazwy sekcji, które klient widzi w detailu lub w PDF, bez poprzednich i nowych wartości (ma je w aneksie do PDF).

Klient nie widzi rundy kontroli (przekazanie do kontroli, zwrot do poprawy), zmian przypisania technika, powiązanych protokołów, faktur, faktur korygujących, adresów odbiorców ani wewnętrznych danych protokołu (notatka planistyczna, status fakturowania). To, które sekcje klient otrzyma, określają ustawienia sekcji.

Oś czasu protokołu w portalu klientaDesktop

Ostrzeżenie o nieprawidłowych podpisach

Jeśli po podpisaniu protokołu zmieniono dane, aplikacja ostrzega na dwa sposoby:

1. Żółty baner w górnej części detailu

Nad protokołem pojawi się wyraźny baner „Podpis nie odpowiada już aktualnemu stanowi protokołu”. Baner pokazuje:

• Które podpisy utraciły ważność — klient, technik albo oba
• Zmienione sekcje — kolorowe etykiety z nazwami pól, gdzie nastąpiła zmiana (np. Materiały, Szkodniki, Notatki)
• Przycisk „Pokaż historię zmian” — przewija bezpośrednio do osi czasu

2. Zdarzenie na osi czasu

Na osi czasu pojawi się zdarzenie Nieważny podpis z detailami pól, które unieważniły podpis.

Co z tym zrobić? Otwórz protokół do edycji (jeśli masz uprawnienie) i podpisz ponownie — podpisy zostaną odnowione, a baner zniknie. To potwierdza, że podpisy odpowiadają aktualnym danym.

Sekcje detailu

Detail protokołu jest podzielony na kilka sekcji. Widoczność poszczególnych sekcji zależy od ustawień organizacji.

Dane klienta

• Imię / Nazwa firmy
• Adres rozliczeniowy (siedziba)
• E-mail kontaktowy i telefon
• Numer firmy, NIP, VAT UE (jeśli wypełniono)

Miejsce wykonania

Informacje o obiekcie, w którym wykonano pracę:

• Nazwa obiektu (jeśli inna niż siedziba)
• Adres wykonania pracy
• Osoba kontaktowa na miejscu
• Telefon i e-mail do miejsca wykonania

Szczegóły pracy

• Data i czas rozpoczęcia pracy
• Data i czas zakończenia pracy
• Typ pracy (np. deratyzacja, dezynsekcja)
• Podtyp pracy (np. kontrola prewencyjna)
• Data utworzenia protokołu

Tagi

Kolorowe etykiety (tagi) przypisane do protokołu. Jeśli masz uprawnienie:

• Możesz dodawać nowe tagi kliknięciem +
• Możesz usuwać tagi kliknięciem × przy tagu

Uwaga: Dostępność tagów zależy od Twoich uprawnień ustawionych przez administratora.

Technicy

• Główny technik — odpowiedzialny za wykonanie pracy
• Dodatkowi technicy — współpracujący technicy (jeśli wskazano)

Pozycje GPS

Jeśli protokół zawiera dane GPS:

• Rozpoczęcie pracy — lokalizacja przy otwarciu formularza
• Zakończenie pracy — lokalizacja przy zapisie protokołu
• Synchronizacja — lokalizacja przy synchronizacji protokołu offline

Lokalizacje zapisuje technik, któremu przypisano protokół, i to tylko raz. Edycje protokołu przez innych użytkowników (np. biuro) ich nie zmieniają, a formularz nie ustala ich lokalizacji. Protokół przygotowany przez menedżera dla technika nie ma lokalizacji, dopóki technik go nie zapisze.

Kliknięcie współrzędnych otwiera lokalizację w Google Maps.

Szkodniki

Lista znalezionych szkodników z danymi:

• Gatunek szkodnika
• Dokładniejsza specyfikacja (jeśli podano)
• Liczba/intensywność

Użyte materiały

Lista materiałów użytych podczas pracy:

• Nazwa materiału
• Ilość
• Stężenie (jeśli podano)

Instalacje

Lista zainstalowanych urządzeń:

• Typ urządzenia
• Liczba sztuk

Dokumentacja fotograficzna

Galeria zdjęć z miejsca pracy. Kliknięcie zdjęcia powiększa je. W powiększonym widoku możesz:

• Przechodzić między zdjęciami przeciągnięciem
• Powiększać szczegóły
• Zamknąć kliknięciem poza obrazem

Nieprawidłowości

Wyświetla stwierdzone nieprawidłowości w kategoriach:

• Usterki organizacyjne — problemy z organizacją pracy
• Usterki budowlane — usterki budynku
• Usterki higieniczne — braki w higienie

Dla każdej kategorii widoczne są:

• Status (tak/nie/brak nieprawidłowości)
• Opis nieprawidłowości
• Zdjęcia (jeśli dołączono)

Informacje dodatkowe

• Tymczasowe magazynowanie systemowe
• Zdarzenie ubezpieczeniowe
• Liczba koncesjonariuszy
• Termin następnej interwencji
• Termin następnej kontroli

Zalecenia

Lista zaleceń dla klienta. Każde zalecenie zawiera:

• Nazwę/nagłówek
• Tekst zalecenia
• Obraz ilustracyjny (jeśli przypisano)

Notatki

Notatki tekstowe do protokołu wpisane przez technika.

Tryb offline

W trybie offline:

• ✅ Możesz przeglądać protokoły wczytane przed utratą połączenia
• ✅ Możesz edytować protokół — zmiana zapisze się po połączeniu
• ⚠️ PDF i zdjęcia są dostępne tylko wtedy, gdy wcześniej otworzyłeś je z połączeniem
• ❌ Udostępnianie i wysyłanie e-mailem nie jest możliwe

Wskazówki

Wskazówka: Jeśli chcesz szybko znaleźć konkretny protokół, użyj wyszukiwania po numerze protokołu w historii.

Wskazówka: Przy udostępnianiu na mobile możesz wysłać protokół bezpośrednio przez WhatsApp albo inny komunikator.

Wskazówka: Tagi pomagają kategoryzować protokoły do późniejszego filtrowania — np. „pilne”, „reklamacja” albo „klient VIP”.

Wskazówka: Oś czasu pozwala dokładnie sprawdzić, kto i kiedy wykonał zmiany w protokole.