Ustawienia protokołu
Zakładka Protokół pozwala konfigurować numerację protokołów, wygląd dokumentów PDF i proces zatwierdzania.
Dostęp
- Otwórz Ustawienia (w lewym panelu na desktopie albo przez Więcej na mobile)
- Kliknij zakładkę Protokół
Numeracja protokołów
Każdy protokół otrzymuje automatycznie unikalny numer w formacie PREFIKS-ROK-SEKWENCJA.
| Pole | Opis | Przykład |
|---|---|---|
| Prefiks numeru protokołu | Tekst przed numerem protokołu | ”DDD”, “P”, “ABC” |
Przykład numeracji:
- Prefiks:
DDD→ Numer protokołu:DDD-2026-000001,DDD-2026-000002, … - Bez prefiksu → Numer protokołu:
2026-000001,2026-000002, …
Rok uzupełnia się automatycznie według bieżącego roku. Sekwencja resetuje się na początku każdego roku.
Szablon PDF
Ustawienia wyglądu generowanego dokumentu PDF.
Teksty w dokumencie
| Pole | Opis | Gdzie się wyświetla |
|---|---|---|
| Font dla PDF | Krój pisma użyty w całym PDF (z podglądem) | W całym dokumencie |
| Główny tytuł protokołu | Główna nazwa dokumentu | Na górze pierwszej strony |
| Podtytuł | Tekst pod głównym tytułem | Pod tytułem |
| Tekst w nagłówku | Powtarzający się tekst | W nagłówku każdej strony |
| Oświadczenie potwierdzające | Tekst przed podpisami | Nad sekcją podpisów |
| Tekst w stopce | Tekst na dole (maks. 36 znaków) | W stopce każdej strony za datą |
Wyświetlać w PDF
Przełączniki określają, co pojawi się w PDF:
| Przełącznik | Opis |
|---|---|
| Logo firmy | Logo w nagłówku dokumentu |
| REGON / NIP | Dane rozliczeniowe firmy w nagłówku |
| Baner zaleceń | Graficzny baner przy sekcji zaleceń |
| Data utworzenia | Data i czas utworzenia protokołu |
| Pieczątka | Pieczątka firmy przy podpisach |
| Data podpisu | Data pod podpisami |
| Zmiany po podpisaniu na osobnej stronie | Lista zmian po podpisaniu i załączniki po ponownym otwarciu zaczynają się w PDF na nowej stronie. Ostrzeżenie pod podpisami pozostaje. Bez zmian po podpisaniu PDF się nie zmienia. |
Uwaga: Logo i pieczątkę ustawisz w zakładce Ogólne. O tym, które sekcje pojawią się w PDF, decyduje zakładka Sekcje i widoczność.
Proces protokołu
Ta sekcja określa, jak protokoły przechodzą od utworzenia do wysłania klientowi.
Włączenie procesu
Przełącznik Włączyć proces protokołu włącza przebieg statusów:
- Włączone — protokoły przechodzą przez statusy: W trakcie → Na kontroli → Wysłany. Więcej o statusach znajdziesz w detailu protokołu.
- Wyłączone — protokoły tworzą się od razu jako wysłane (proste użycie bez kontroli)
Wskazówka: Jeśli pracujesz samodzielnie lub nie potrzebujesz procesu kontroli, pozostaw przełącznik wyłączony. Protokoły będą tworzone i wysyłane w jednym kroku.
Tryb kontroli
Jeśli proces jest włączony, wybierz tryb:
| Tryb | Opis |
|---|---|
| Kontrola opcjonalna | Technik może wysłać protokół bezpośrednio klientowi ALBO najpierw przekazać go do kontroli |
| Kontrola obowiązkowa | Technik MUSI przekazać protokół do kontroli. Tylko przełożony może wysłać go klientowi |
Kontrola obowiązkowa jest odpowiednia, jeśli każdy protokół ma przejść kontrolę jakości przed otrzymaniem go przez klienta.
Przygotowanie protokołów przez menedżera
Przełącznik Przygotowanie protokołów przez menedżera pozwala na odwrotny przebieg:
- Menedżer tworzy protokół i wypełnia podstawowe dane
- Przypisuje go technikowi
- Technik kończy protokół w terenie (materiały, zdjęcia, podpisy)
- Przekazuje do kontroli lub wysyła
Ponowne otwarcie wysłanych protokołów
Przełącznik Ponowne otwieranie wysłanych protokołów pozwala menedżerowi ponownie otworzyć już wysłany protokół do poprawy. Po zmianie powstaje nowa rewizja (np. „Rev. 1”).
Uwaga: Ponowne otwarcie jest zapisane na osi czasu protokołu, a pierwotna wersja pozostaje w historii.
Ostrzeżenia o nieaktywnych protokołach
Jeśli proces protokołu jest włączony, możesz ustawić ostrzeżenia dla protokołów, nad którymi długo nie pracowano:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Protokoły w trakcie opracowania (dni) | Po ilu dniach protokół w trakcie zostanie oznaczony jako nieaktywny |
| Protokoły na kontroli (dni) | Po ilu dniach protokół czekający na kontrolę zostanie oznaczony jako nieaktywny |
Nieaktywne protokoły są wizualnie wyróżnione w historii protokołów, aby o nich nie zapomnieć.
Wartość 0 oznacza, że ostrzeżenia są wyłączone.
Wskazówki do profesjonalnego wyglądu
- Font dla PDF: Wybierz czytelny font — przy wyborze pojawia się podgląd
- Logo: Użyj PNG z przezroczystym tłem dla najlepszego efektu
- Pieczątka: Okrągła pieczątka wygląda profesjonalnie; zalecamy PNG z przezroczystym tłem
- Główny tytuł protokołu: Krótki i konkretny (np. „Protokół wykonanej usługi”)
- Tekst w stopce: Dane kontaktowe lub strona WWW (maks. 36 znaków)
Powiązane tematy
- Przegląd ustawień — logo, pieczątka, dane firmy
- Sekcje i widoczność — sekcje w PDF i walidacja
- Tworzenie protokołu — jak utworzyć protokół
- Detail protokołu — statusy protokołu i oś czasu