Zaproszenie klienta do portalu

Czy klient chce przeglądać protokoły z wykonanych prac albo potrzebuje dostępu do kart charakterystyki (SDS)? Utwórz mu dostęp do portalu klienta bezpośrednio z jego karty w aplikacji.

Co klient zobaczy w portalu

Po zalogowaniu klient ma dostęp do:

• Przeglądu (Dashboard) - szybkich akcji i kart przypisanych firm z liczbą protokołów
• Protokołów - wszystkich protokołów wykonanych w jego obiektach z możliwością pobrania PDF
• Dokumentów - kart charakterystyki (SDS), certyfikatów i innych dokumentów oznaczonych jako widoczne w portalu
• Moich danych - danych firmy, kontaktów i listy obiektów z możliwością otwarcia szczegółów każdego z nich
• Szczegółów obiektu - protokołów i dokumentów konkretnego obiektu, danych kontaktowych, godzin otwarcia i linku do mapy

Klient widzi tylko dane swoich firm i obiektów. Nie ma dostępu do danych innych klientów ani do wewnętrznych funkcji aplikacji. Jeśli klient ma ograniczony dostęp do konkretnych obiektów (zobacz Dostęp według obiektów), zobaczy tylko te obiekty i ich dane.

Uwaga: Szczegóły tego, co klient widzi w portalu, znajdziesz w przeglądzie portalu klienta, dokumentach i sekcji Moje dane.

Kto może zapraszać klientów

Zaproszenie klienta wymaga uprawnienia ustawionego przez administratora. Jeśli nie widzisz przycisku Zaproś, skontaktuj się z administratorem.

Jak zaprosić klienta

Krok 1: Otwórz szczegóły klienta

Przejdź do szczegółów klienta, któremu chcesz utworzyć dostęp.

Krok 2: Znajdź kartę „Dostęp do portalu”

Na stronie szczegółów klienta znajduje się karta Dostęp do portalu. Pokazuje aktualny status:

• Jeśli klient nie ma jeszcze dostępu - zobaczysz komunikat „Klient nie ma dostępu do portalu” i przycisk Zaproś
• Jeśli ma już konto - zobaczysz listę przypisanych użytkowników z ich emailem, imieniem i datą ostatniego logowania

Karta dostępu do portaluDesktop

Krok 3: Kliknij „Zaproś”

Otworzy się okno wyboru adresu email.

Krok 4: Wybierz email

Okno zaproszeniaDesktop

Masz trzy możliwości:

Wskazówka: Jeśli osoba kontaktowa klienta preferuje inny email niż wpisany w karcie klienta, wybierz Inny email i wpisz wymagany adres.

Krok 5: Wyślij zaproszenie

Kliknij Wyślij zaproszenie. Aplikacja:

1. Utworzy konto dla klienta, jeśli jeszcze nie istnieje
2. Wyśle email z linkiem do ustawienia hasła

Po wysłaniu zaproszenia klient ma dostęp do wszystkich obiektów danej firmy. Jeśli musisz ograniczyć dostęp tylko do wybranych obiektów, zobacz sekcję Dostęp według obiektów poniżej.

Alternatywa: Utworzenie przez zarządzanie użytkownikami

Jeśli musisz od razu przy tworzeniu ustawić, do których obiektów klient będzie mieć dostęp, użyj strony Użytkownicy zamiast przycisku Zaproś:

1. Przejdź do Użytkownicy w menu aplikacji
2. Kliknij Dodaj użytkownika portalowego
3. Wpisz imię, nazwisko i email
4. W sekcji Przypisani klienci wybierz firmy
5. W sekcji Dostęp do obiektów (opcjonalnie) wybierz konkretne obiekty
6. Zapisz

Ten sposób pozwala ustawić szczegółowy dostęp do obiektów już przy tworzeniu konta, bez późniejszej dodatkowej edycji.

Kiedy użyć którego sposobu:

• Zaproś (ze szczegółów klienta) — szybkie zaproszenie z dostępem do wszystkich obiektów firmy
• Użytkownicy (zarządzanie użytkownikami) — gdy trzeba od razu ograniczyć dostęp do konkretnych obiektów albo przypisać kilka firm naraz

Co otrzyma klient

Klient otrzyma email o temacie „Zaproszenie do portalu klienta”, który zawiera:

• Tekst powitalny z nazwą Twojej firmy
• Przycisk Aktywuj konto - link do ustawienia hasła

Po kliknięciu linku klient ustawia hasło i może zalogować się do portalu.

Uwaga: Link aktywacyjny jest ograniczony czasowo. Jeśli klient go nie użyje na czas, możesz wysłać nowy przez zarządzanie użytkownikami (reset hasła).

Co klient widzi po zalogowaniu

Przegląd (Dashboard)

Na ekranie startowym klient widzi:

• Szybkie akcje - cztery karty: Wszystkie protokoły, Dokumenty (z liczbą), Moje dane, Moje firmy
• Karty firm - dla każdej przypisanej firmy: nazwa, numer firmy, liczba protokołów, data ostatniego protokołu i przycisk „Wszystkie protokoły”

Jeśli klient ma przypisaną tylko jedną firmę, zobaczy jedną kartę. Jeśli ma ich więcej, zobaczy kartę dla każdej.

Moje dane

W sekcji Moje dane klient widzi:

• Dane firmy - nazwa, numer firmy, identyfikator podatkowy, VAT ID, osoba kontaktowa
• Dane kontaktowe - email, telefon, email do protokołów (z możliwością edycji emaili)
• Lista obiektów - klikalne karty obiektów z adresem, osobą kontaktową i telefonem
• Ostatnie protokoły - ostatnie 5 protokołów z linkiem do pełnej listy

Jeśli klient ma przypisanych kilka firm, w nagłówku pojawi się wybór firmy (dropdown).

Szczegóły obiektu

Kliknięcie obiektu w sekcji Moje dane otwiera szczegóły obiektu, gdzie klient znajdzie:

• Statystyki - liczbę protokołów i dokumentów dla tego obiektu
• Informacje o obiekcie - adres z linkiem do mapy, osoba kontaktowa, telefon, email, godziny otwarcia, notatka
• Dokumenty obiektu - SDS, certyfikaty, mapy i inne dokumenty przypisane do tego obiektu, tylko jeśli są oznaczone jako widoczne w portalu
• Protokoły obiektu - listę protokołów wykonanych pod tym konkretnym adresem

Ten podział jest przydatny szczególnie dla klientów z wieloma obiektami — każda osoba kontaktowa może oglądać protokoły i dokumenty tylko dla swojego obiektu.

Dokumenty

Na stronie Dokumenty klient widzi przejrzystą tabelę wszystkich dostępnych dokumentów (SDS i innych) pogrupowanych według materiału. Tabelę można filtrować według nazwy materiału lub typu dokumentu. Kliknięcie ikony oka otwiera podgląd dokumentu.

Dostęp według obiektów

Standardowy dostęp (wszystkie obiekty)

Gdy zaprosisz klienta przyciskiem Zaproś w szczegółach klienta, otrzyma dostęp do wszystkich obiektów danej firmy. W portalu zobaczy:

• Wszystkie obiekty (adresy) klienta
• Protokoły ze wszystkich obiektów
• Dokumenty przypisane do wszystkich obiektów

To odpowiednie dla właścicieli firm lub osób odpowiedzialnych za całą firmę.

Ograniczenie dostępu według obiektów

Jeśli klient ma kilka obiektów i chcesz, aby osoba kontaktowa widziała tylko dane swojego obiektu, możesz ograniczyć dostęp.

Ograniczenie ustawisz przez zarządzanie użytkownikami:

1. Przejdź do Użytkownicy
2. Znajdź użytkownika portalowego i kliknij ikonę edycji (ołówek)
3. W sekcji Dostęp do obiektów oznaczonej jako „opcjonalne” wybierz konkretne obiekty:
   • Kliknij pole „Dodaj obiekt…” i wybierz wymagany obiekt
   • Wybrane obiekty pojawią się jako znaczniki (chips), które można usuwać pojedynczo
   • Jeśli zostawisz pole puste, użytkownik ma dostęp do wszystkich obiektów przypisanych firm
4. Zapisz zmiany

Co obejmuje ograniczenie:

Użytkownik z ograniczonym dostępem zobaczy w portalu tylko:

• Obiekty — w sekcji Moje dane pojawią się tylko wybrane obiekty
• Protokoły — tylko protokoły wykonane w wybranych obiektach
• Dokumenty obiektu — w szczegółach obiektu tylko dokumenty przypisane do wybranych obiektów

Przykład: Firma „ABC s.r.o.” ma 5 obiektów. Kierownik obiektu Košice musi widzieć tylko protokoły i dokumenty dla Košic. Utwórz mu konto i w zarządzaniu użytkownikami przypisz tylko obiekt „Košice”. W portalu zobaczy tylko szczegóły, protokoły i dokumenty obiektu Košice.

Wskazówka: Jeśli później musisz zmienić zakres dostępu (dodać lub usunąć obiekty), zrobisz to tak samo przez edycję użytkownika w zarządzaniu użytkownikami. Aby przywrócić dostęp do wszystkich obiektów, po prostu usuń wszystkie wybrane obiekty.

Uwaga: Główna strona Dokumenty pokazuje SDS według materiałów użytych w protokołach z ostatnich 24 miesięcy. Dokumenty konkretnego obiektu są obsługiwane w szczegółach obiektu.

Zarządzanie dostępem

Dodanie kolejnego użytkownika

Jeden klient może mieć do 5 użytkowników portalowych. Jeśli klient ma już co najmniej jedno konto, przycisk zmieni się na Dodaj, a w nawiasie zobaczysz aktualny stan, np. „2/5”.

To przydatne, gdy:

• Kilka osób z tej samej firmy potrzebuje dostępu
• Każdy obiekt ma inną osobę kontaktową - utwórz osobne konto dla każdej i ogranicz dostęp do odpowiedniego obiektu

Odłączenie użytkownika

Jeśli klient nie powinien już mieć dostępu:

1. W karcie Dostęp do portalu znajdź użytkownika
2. Kliknij przycisk odłączenia (ikona łańcucha)
3. Potwierdź w oknie dialogowym

Użytkownik traci dostęp do danych tego klienta. Jeśli nie ma przypisanych innych klientów, jego konto zostanie automatycznie usunięte.

Uwaga: Odłączenie wymaga uprawnienia do zarządzania klientami. Jeśli nie widzisz ikony, skontaktuj się z administratorem.

Jeden użytkownik, wiele firm

Jeśli Twój klient posiada kilka firm, jedno konto portalowe może być przypisane do wielu rekordów klientów. Po zalogowaniu użytkownik zobaczy w portalu karty wszystkich przypisanych firm.

Przypisanie do kolejnych klientów możesz zrobić przez zarządzanie użytkownikami.

Rozwiązywanie problemów

Klient nie otrzymał emaila

• Poproś klienta o sprawdzenie folderu spam / niechciana poczta
• Sprawdź, czy adres email jest prawidłowy
• Spróbuj wysłać zaproszenie ponownie

Klient zapomniał hasła

W zarządzaniu użytkownikami znajdź użytkownika klienta i kliknij ikonę klucza (reset hasła). Na jego email zostanie wysłany nowy link.

Klient nie widzi firmy

Klient widzi tylko firmy, do których jest przypisany. Jeśli którejś brakuje, otwórz szczegóły tej firmy i zaproś go albo przypisz firmę przez zarządzanie użytkownikami.

Klient nie widzi obiektu

Jeśli użytkownik ma ograniczony dostęp do konkretnych obiektów, nie zobaczy pozostałych. Sprawdź i zmień listę przypisanych obiektów w zarządzaniu użytkownikami przez edycję użytkownika.

Klient nie widzi dokumentów

W portalu klient widzi tylko dokumenty, które są oznaczone jako widoczne w portalu. Jeśli klient nie widzi oczekiwanego dokumentu:

• Sprawdź, czy przy dokumencie jest włączona opcja Widoczne w portalu podczas dodawania lub edycji dokumentu
• Sprawdź, czy dokument jest przypisany do właściwego obiektu albo ustawiony na „wszystkie obiekty” klienta
• Dokumenty typu SDS pojawiają się na stronie Dokumenty automatycznie, jeśli materiały były użyte w protokołach z ostatnich 24 miesięcy

Wskazówki

Wskazówka: Wyślij zaproszenie dopiero wtedy, gdy dla klienta istnieje przynajmniej jeden protokół. Portal z danymi jest bardziej użyteczny niż pusty portal.

Wskazówka: W większych firmach z wieloma obiektami rozważ, czy lepiej dać jednej osobie dostęp do wszystkich obiektów, czy utworzyć osobne konto dla osoby kontaktowej każdego obiektu z ograniczonym dostępem.

Wskazówka: Po wysłaniu zaproszenia możesz zadzwonić do klienta i poprosić go o sprawdzenie emaila. Zmniejszy to ryzyko, że zaproszenie zginie w spamie.