Kontrola pyta o kartę charakterystyki. Wiesz dokładnie, gdzie ją znaleźć
Klient chce kartę charakterystyki substancji do preparatu, który użyłeś u niego w poprzednim miesiącu. Inspekcja sanitarna prosi o certyfikat technika. Ubezpieczyciel potrzebuje kopii polisy odpowiedzialności. Zamiast przeszukiwać segregatory i stare e-maile, otwierasz aplikację, wybierasz klienta, materiał lub technika — i potrzebny dokument masz przed sobą. PDF możesz przejrzeć bezpośrednio na ekranie, bez pobierania.
Każdy dokument na właściwym miejscu
W firmie DDD pracuje się z różnymi typami dokumentów i każdy należy gdzie indziej. Karta charakterystyki należy do materiału używanego podczas interwencji. Certyfikaty, uprawnienia, licencje i polisy należą do konkretnych techników. Umowy należą do klientów. Mapy i załączniki do wykonanych interwencji. Gdy dokument przypisujesz we właściwym miejscu, każdy w firmie znajdzie go dokładnie tam, gdzie się spodziewa — nie w oddzielnym archiwum bez kontekstu.
- Karty charakterystyki i certyfikaty przypisujesz bezpośrednio do materiałów
- Uprawnienia, licencje, polisy i umowy zapisujesz przy konkretnych technikach
- Umowy i podkłady przypisujesz do klientów
- Mapy lokalizacji i załączniki dołączasz do wykonanych protokołów
Umowa obowiązuje dla całej firmy, mapa tylko dla jednej lokalizacji
Nie każdy dokument jest powiązany z konkretnym adresem tak samo. Umowa z klientem zazwyczaj obowiązuje dla wszystkich jego lokalizacji. Mapa jest specyficzna dla konkretnego budynku. Dlatego przy każdym dokumencie wybierasz, czy obowiązuje dla wszystkich adresów klienta, tylko dla wybranych lokalizacji, czy nie jest powiązany z żadnym adresem. Gdy dodasz klientowi nową lokalizację, dokumenty ważne dla wszystkich adresów pojawią się tam automatycznie.
Umowa pozostaje wewnętrzna, kartę charakterystyki widzi cały zespół
Nie każdy dokument jest dla każdego. Wewnętrznych umów i podkładów cenowych nie powinien widzieć technik w terenie. Certyfikat technika może być przydatny dla całej firmy. Karta charakterystyki materiału powinna być dostępna dla każdego, kto z nim pracuje. Dla każdego dokumentu ustawiasz więc, kto ma do niego dostęp — cały zespół, tylko kierownictwo, wybrane role lub tylko Ty. Osobno decydujesz, czy dokument wyświetla się klientowi w portalu.
Wiesz, co trzeba odnowić, zanim dowie się o tym kontrola
Certyfikatów, uprawnień i polis nie wystarczy tylko zapisać — musisz wiedzieć, czy są jeszcze ważne. Przy każdym dokumencie podajesz okres ważności i aplikacja od razu rozróżnia, co jest w porządku, co się zbliża do końca i co już wygasło. Przed kontrolą lub auditem wewnętrznym filtrujesz w centralnej liście wszystkie wygasłe dokumenty naraz — w poprzek techników i materiałów.
Klient sam znajdzie potrzebne dokumenty
Wielka zaleta pojawia się w momencie, gdy klient potrzebuje dokumentu bez telefonowania i pisania do Ciebie. W portalu klienta automatycznie wyświetlą się karty charakterystyki materiałów używanych w protokołach przez ostatnie dwa lata. Możesz mu też udostępnić inne dokumenty przypisane do konkretnych lokalizacji — umowy, mapy, załączniki. Klient ma w jednym miejscu wszystko, czego potrzebuje do okazania przy kontroli.
Setki dokumentów klientów w kilka minut zamiast dni
Gdy przejmujesz dokumentację nowej firmy lub migrujesz dane z dysku, masz często setki plików zorganizowanych w folderach według klientów. Zamiast wgrywać po jednym, wgrywasz całe archiwum ZIP naraz. Aplikacja rozpoznaje nazwy folderów jako nazwiska klientów, identyfikuje typ dokumentu (karta charakterystyki, certyfikat, licencja, zezwolenie, kwalifikacja) na podstawie nazwy pliku oraz wykrywa również okres - miesiąc i rok. Przed zapisaniem widzisz podgląd z prawdopodobieństwem dopasowania dla każdego pliku i możesz ręcznie skorygować przypisania. Duplikaty są wykrywane automatycznie, abyś nie zapisał dwa razy tego samego dokumentu.
- Automatyczne wykrywanie klienta na podstawie struktury folderów w archiwum ZIP
- Rozpoznawanie typu dokumentu na podstawie nazwy pliku (karta charakterystyki, certyfikat, licencja...)
- Wykrywanie okresu (miesiąc/rok) na podstawie nazw folderów i plików
- Podgląd z prawdopodobieństwem dopasowania i możliwością ręcznej korekty przed zapisem
- Automatyczne wykrywanie duplikatów na poziomie klienta i użytkownika
Starych dokumentów nie stracisz, ale nie będą robić bałaganu
Stara umowa, oryginalny certyfikat lub zastąpiony załącznik — czasem nie potrzebujesz ich na co dzień, ale nie chcesz ich stracić. Dokumentów nie musisz więc usuwać, żeby lista była przejrzysta. Wystarczy je zarchiwizować — znikną z codziennego widoku, ale zostaną zachowane na wypadek potrzeby. W połączeniu z filtrowaniem według typu, ważności, autora lub widoczności masz zawsze czysty obszar roboczy.
