Przyjeżdżasz do klienta i możesz od razu zacząć wypełniać protokół
Technik przyjeżdża do klienta. Otwiera aplikację, która na podstawie lokalizacji GPS sama proponuje klienta, u którego się znajduje. Wybiera lokalizację i dane kontaktowe wypełniają się automatycznie — imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon, e-mail. Jeśli coś się zmieniło, poprawia dane bezpośrednio w formularzu i jednym kliknięciem zapisuje zmianę również w karcie klienta. Nie musi nic przepisywać z papieru, nic szukać na liście. Cały proces od przyjazdu do początku wypełniania trwa kilka sekund.
Formularz dostosowuje się do tego, co robi Twoja firma
Każda firma DDD pracuje trochę inaczej. Jedna specjalizuje się w deratyzacji, inna głównie w dezynsekcji, jeszcze inna łączy wszystkie typy usług. Dlatego typy i podtypy interwencji ustawiasz sam — zgodnie z usługami, które świadczysz. Formularz dostosowuje się wtedy: pokazuje odpowiednie materiały, szkodniki i zalecenia w zależności od wybranego typu pracy. Sekcje formularza też włączasz i wyłączasz według potrzeb — jeśli nie śledzisz instalacji, sekcję po prostu wyłączasz i technik jej w ogóle nie widzi.
Dokładny zapis tego, co zrobiłeś i co znalazłeś
Przy każdej interwencji rejestrujesz dokładnie co użyłeś i co znalazłeś na miejscu. Materiały wprowadzasz z ilością, jednostką i stężeniem — informacje ważne zarówno dla fakturowania, jak i dla organów kontrolnych. Szkodniki docelowe ewidujesz z poziomem występowania, co przy następnej wizycie pokazuje, jak rozwija się sytuacja. Wszystko wybierasz z wcześniej przygotowanych katalogów, które sam zarządzasz. Technik nie wpisuje nazw ręcznie, więc zapisy są jednolite w całej firmie.
Fotografujesz stan lokalizacji i klient dokładnie widzi, co trzeba naprawić
Technik podczas interwencji dokumentuje stan lokalizacji zdjęciami — robi zdjęcia bezpośrednio z aplikacji, dodaje opis i układa je przeciągając. Jeśli na miejscu znajdzie uchybienia, przypisuje je do kategorii — organizacyjne, budowlane lub higieniczne — i do każdej dodaje opis i zdjęcie jako dowód. Klient następnie w PDF protokołu dokładnie widzi, co zostało stwierdzone i co trzeba naprawić. Do tego dodajesz zalecenia z przygotowanej biblioteki — z ilustracyjnymi zdjęciami i tekstem, który dostosowujesz do konkretnej sytuacji.
Klient podpisuje bezpośrednio na ekranie i protokół jest kompletny
Po zakończeniu interwencji podpisujesz protokół na miejscu. Klient i technik podpisują palcem na ekranie telefonu lub tabletu — żadnych papierów, żadnego skanowania, żadnego późniejszego wysyłania. Podpisy automatycznie trafiają do PDF protokołu, który generuje się w identyfikacji wizualnej Twojej firmy — z logo, kolorami i pieczątką. Protokół wysyłasz następnie klientowi e-mailem bezpośrednio z aplikacji, albo klient znajdzie go sam w portalu klienta.
Nawet w piwnicy bez zasięgu wypełnisz protokół tak samo jak online
Piwnice, magazyny, hale produkcyjne, wiejskie lokalizacje — zasięg tam często nie ma lub jest słaby. Ale to Cię nie ogranicza. Formularz działa tak samo również bez internetu — wypełniasz wszystkie dane, fotografujesz lokalizację, bierzesz podpisy. Cały protokół zapisuje się w urządzeniu i automatycznie wysyła na serwer, gdy połączysz się z internetem. Ciągłe automatyczne zapisywanie działa nieprzerwanie, więc nigdy nie stracisz niedokończonej pracy.
Menedżer przygotowuje, technik uzupełnia wyniki
Rano przed wyjazdem menedżer otwiera aplikację i przygotowuje protokoły na cały dzień. Do każdego wpisuje klienta, adres, typ pracy i ewentualne uwagi. Technik przyjeżdża następnie do klienta, otwiera przygotowany protokół i uzupełnia tylko to, co stwierdził na miejscu — użyte materiały, zdjęcia, stan urządzeń. Nie musi zajmować się administracją, szukać kontaktów, wybierać typu interwencji. Wszystko jest przygotowane.
System ostrzega o brakujących danych, zanim wyślesz protokół
Technik wypełnia protokół, klika wyślij — i system pokazuje, czego jeszcze brakuje. Podpis klienta, dokumentacja fotograficzna, materiały, osoba kontaktowa. Dla każdego rodzaju danych ustawiasz, czy kontrola ma być wyłączona, wyświetlana jako ostrzeżenie, czy jako obowiązkowy warunek wysłania. A ponieważ menedżer i technik mają różne obowiązki, ustawienia są osobne dla każdej roli.
Nawet wysłany protokół można poprawić — i nic się nie gubi
Zdarza się, że po wysłaniu protokołu odkrywasz błąd — literówka w materiale, brakujące zdjęcie, nieprawidłowa liczba urządzeń. Zamiast tworzyć nowy protokół, otwierasz oryginalny i tworzysz rewizję. Poprawiasz co trzeba, oryginalna wersja zostaje zachowana, a nowa rewizja oznaczana jest numerem — żeby zawsze było jasne, która wersja jest aktualna. Każda zmiana zapisuje się w historii protokołu — kto co kiedy zmodyfikował, jakie pola się zmieniły, jaki był stan przed i po.
