Plan wyjazdów w firmie DDD to nie zwykła lista terminów. Każdy termin ma klienta, lokalizację, technika, typ pracy i wynik, który później musi trafić do protokołu. Gdy te dane rozjadą się między aplikacją, kalendarzem i wewnętrznymi notatkami, zespół traci czas na uzgadnianie, kto gdzie jedzie i co ma zrobić na miejscu.
Dlatego w Deratix pojawiła się możliwość planowania protokołów bezpośrednio w kalendarzu i, w razie potrzeby, połączenia ich z Kalendarzem Google. Biuro przygotowuje interwencję w Deratix, technik dostaje protokół w trakcie, a plan może zapisać się także w kalendarzu, którego firma lub konkretny technik używa w codziennej pracy.
Plan zmienia się w przygotowany protokół
Planowanie to więcej niż zapisanie godziny. W Deratix wybierasz klienta, lokalizację, datę, technika, przedział czasu i typ pracy. Możesz dodać też wewnętrzną instrukcję dla technika, która pozostaje widoczna dla zespołu.
Po zapisaniu powstaje protokół w trakcie z przyszłym terminem i etykietą Zaplanowany. Technik otworzy go później jak zwykły protokół, uzupełni wynik pracy, zdjęcia i podpisy, po czym wyśle standardową drogą. Biuro nie przygotowuje więc samego przypomnienia, tylko od razu zapis pracy, który technik kontynuuje w terenie.
Widok zespołu dla biura i kierowników
Kalendarz protokołów to drugi widok historii protokołów. Pracuje na tych samych zapisach, tylko pokazuje je według czasu i techników. To ważne zwłaszcza przy planowaniu kilku osób naraz, gdy nie wystarczy wiedzieć, że interwencja istnieje. Trzeba też widzieć, czyja jest i gdzie zostało jeszcze miejsce.
Dostępnych jest kilka widoków, zależnie od tego, jak właśnie planujesz:
- Tydzień zespołu pokazuje techników obok siebie i pomaga rozdzielić pracę na najbliższe dni.
- Widok dzienny przydaje się, gdy zajmujesz się konkretnym dniem i dokładnymi godzinami.
- Agenda wyświetla protokoły jako czytelną listę uporządkowaną według dni.
- Widok miesięczny pomaga przy przeglądzie dłuższego okresu.
Na komputerze protokoły w trakcie można przeciągać myszą na inny termin albo do innego technika. Protokoły do sprawdzenia, wysłane lub anulowane pozostają w kalendarzu tylko do odczytu, aby gotowa ewidencja nie zmieniła się przypadkiem podczas planowania.
Kalendarz Google dopasowuje się do pracy firmy
Synchronizacja z Kalendarzem Google nie opiera się na jednym sztywnym modelu. Administrator wybiera, czy protokoły zapisują się do jednego kalendarza firmowego, do kalendarzy poszczególnych techników, czy naraz do firmowego i technicznego.
Jeśli firma prowadzi centralny plan dla biura, wystarczy kalendarz firmowy. Jeśli technicy zarządzają swoim dniem bardziej samodzielnie, warto wysyłać im przydzielone interwencje do ich kalendarzy. Przy większym zespole praktyczna bywa kombinacja: biuro ma wspólny widok, a technik swój dzienny plan przy sobie.
Ważne jest też osobiste połączenie technika. Jeśli administrator na to zezwoli, technik może w swoich ustawieniach połączyć własny Kalendarz Google i wybrać, dokąd mają trafiać jego przydzielone interwencje. Biuro nadal planuje pracę w Deratix, ale technik widzi swój dzień także w kalendarzu, którego używa na co dzień.
Takie ustawienie przydaje się również w przyszłości. Firma może zacząć od prostego kalendarza firmowego, a później przejść na kalendarze techników albo model łączony — bez zmiany sposobu tworzenia protokołów.
Terminy pozostają częścią przepływu pracy
Podczas planowania często zmienia się czas, technik albo kolejność wizyt. Dlatego kalendarz nie działa tylko jako bierny przegląd. Przy protokołach w trakcie możesz zmienić termin, przedział czasu i technika, o ile masz do takiej zmiany uprawnienie.
Jednocześnie pozostaje jasne, co jest planem, a co już wynikiem pracy. Zaplanowany protokół to przygotowany zapis. Pracę potwierdza dopiero ukończenie i wysłanie protokołu. To pomaga utrzymać porządek między tym, co jeszcze w planie, co w trakcie, a co już przekazane klientowi.
Interwencje następcze wracają do planu
Przy kończeniu protokołu może pojawić się potrzeba kolejnej kontroli albo interwencji następczej. Po wysłaniu Deratix potrafi przygotować nowy protokół następczy z właściwym klientem, terminem, technikiem i typem pracy.
Dla zespołu serwisowego to praktyczna różnica. Powtórna kontrola nie zostaje tylko notatką przy gotowym protokole. Trafia do planu pracy, gdzie biuro i technicy widzą ją razem z pozostałymi interwencjami.
Jak to wygląda w zwykły dzień
Rano biuro otwiera tydzień zespołu i widzi, którzy technicy mają zaplanowane wyjazdy. Przy nowym kliencie wybiera lokalizację, czas, typ pracy i technika. Deratix przygotowuje protokół w trakcie i zgodnie z ustawieniami firmy zapisuje go także w Kalendarzu Google.
Technik w ciągu dnia otwiera swój plan, przechodzi do szczegółów interwencji i kontynuuje przygotowany protokół. Na miejscu uzupełnia rzeczywisty przebieg pracy, zdjęcia i podpisy. Jeśli przy interwencji pojawi się potrzeba kolejnej kontroli, można ją od razu przygotować jako następny protokół.
Efekt to spójniejszy przepływ pracy: plan, protokół, kalendarz technika i interwencja następcza nawzajem się uzupełniają.
Jeśli chcesz zobaczyć, gdzie ta nowość pasuje w szerszym procesie, przejdź do protokołu cyfrowego, kalendarza protokołów, historii protokołów i tworzenia protokołu.
