Gdy dokumentacja z interwencji jest rozproszona w wielu miejscach, problem nie polega tylko na kilku straconych minutach. Gorzej jest to, że informacje się rozchodzą. Klient jest w jednym systemie, kontakt w starym e-mailu, zdjęcia w galerii telefonu, podpis osobno, a końcowy PDF powstaje dopiero później na podstawie tego, co uda się odnaleźć.
Cyfrowy protokół w Deratixie utrzymuje cały ten przepływ w jednym rekordzie. Technik zaczyna u klienta, wpisuje przebieg interwencji, dodaje zdjęcia i podpisy, a wynik jest dalej wykorzystywany bez przepisywania. Biuro otrzymuje gotowy i możliwy do prześledzenia protokół, a nie niedokończony pakiet dokumentów.
Początek interwencji bez ręcznego przepisywania
Przy tworzeniu protokołu nie trzeba wypełniać wszystkiego od zera. Wybierają Państwo klienta i obiekt, dane kontaktowe są automatycznie uzupełniane w formularzu, a technik może kontynuować dalej. Jeśli na miejscu zmieni się kontakt lub adres e-mail, zostaje to poprawione bezpośrednio podczas interwencji zamiast pozostawiania rozbieżności między rzeczywistością a kartą klienta.
W praktyce skraca to przede wszystkim pierwsze minuty po przybyciu. Zamiast szukać właściwego obiektu w starych notatkach lub na wielu listach, pracuje się z jednym formularzem, który już zna klienta, adres i główny kontakt. Jeśli technik dotrze na miejsce za pomocą GPS, aplikacja może też zaproponować pobliskich klientów i przyspieszyć wybór właściwego obiektu.
Formularz dostosowuje się do tego, jak Państwa firma faktycznie przeprowadza interwencje
Firmy DDD nie stosują tego samego procesu roboczego. Jednym wystarczy prostszy protokół, inni potrzebują bardziej szczegółowych sekcji, więcej typów interwencji, inne rekomendacje lub dokładniejszą ewidencję materiałów i urządzeń. Dlatego w protokole można włączać i wyłączać całe sekcje, a typy i podtypy prac dostosowują się do własnej ewidencji firmy.
Istotne jest również to, że przy nowym protokole mogą być wstępnie wypełnione najczęściej używane typy i podtypy prac. Technik nie zaczyna od pustego ekranu i nie musi za każdym razem klikać tych samych opcji tylko po to, żeby dotrzeć do samej interwencji.
Taka różnica jest w praktyce większa, niż wydaje się na pierwszy rzut oka. W rozproszonym workflow problemem jest już to, że każdy zapisuje trochę inaczej. Jeden używa własnej nazwy usługi, drugi innego skrótu, a trzeci zostawia to tylko w notatce. Tutaj format zapisu pozostaje jednolity nawet wtedy, gdy firma rośnie i nad protokołami pracuje więcej osób.
To, co zostało zrobione na miejscu, zapisujecie raz i dalej się z tym pracuje
Użyte materiały są zapisywane z ilością, jednostką i stężeniem. Szkodniki docelowe mogą być ewidencjonowane z poziomem występowania. Zainstalowane urządzenia są zapisywane z typem i liczbą sztuk. Te dane służą potem nie tylko do archiwizacji. Wracają przy następnej wizycie, w zestawieniach, w PDF i przy wewnętrznym wyszukiwaniu.
To jest różnica w porównaniu z sytuacją, gdy technik wprawdzie coś zapisze, ale biuro nie jest w stanie z tym dalej pracować bez ręcznych objaśnień. Jeśli materiały, szkodniki lub urządzenia znajdują się na ujednoliconej liście, firma otrzymuje spójne zapisy w całym zespole, bez zdublowanych nazw ani dowolnych notatek, które każdy rozumie inaczej.
Zdjęcia, uchybienia i rekomendacje mają własne miejsce w tym samym protokole
Cyfrowy protokół to nie tylko wpis tekstowy. Osobno przechowuje fotodokumentację stanu obiektu i osobno ewidencjonuje uchybienia. Zdjęcia są dodawane bezpośrednio podczas interwencji, można je uporządkować, uzupełnić opisem i pozostają częścią protokołu zamiast kończyć w galerii telefonu lub we współdzielonym folderze bez kontekstu.
Uchybienia są zapisywane według kategorii. Osobno organizacyjne, osobno budowlane i osobno higieniczne. Każda kategoria może mieć własny opis i własne zdjęcia. Klient widzi potem w protokole nie tylko ogólne stwierdzenie, że coś zostało znalezione, ale także konkretny typ problemu i dowód wizualny.
Dodatkowo można uzupełnić rekomendacje dla klienta. Jeśli firma korzysta z przygotowanej biblioteki rekomendacji, technik wybiera z odpowiednich opcji i w razie potrzeby dostosowuje je do konkretnej sytuacji na obiekcie. Wynik jest przydatny zarówno dla klienta, jak i dla biura oraz przyszłych kontroli.
Wysłanie to nie tylko ostatnie kliknięcie
Podpis klienta i technika jest składany bezpośrednio na urządzeniu. Po wysłaniu podpisy są osadzane w PDF, a protokół można dostarczyć e-mailem, udostępnić klientowi w portalu, pobrać lub udostępnić w zależności od tego, jak pracuje firma.
Istotne jest to, że wysłanie można zaostrzyć według wewnętrznych zasad. Firma może wymagać podpisów, fotodokumentacji, rekomendacji lub osoby kontaktowej jeszcze przed tym, zanim protokół zostanie uznany za gotowy do wysłania. Pomaga to szczególnie tam, gdzie protokoły nie kończą się na techniku, ale dalej stanowią podstawę reklamacji, kontroli jakości lub komunikacji z klientem.
Innymi słowy: nie chodzi tylko o to, że można wygenerować PDF. Istotne jest to, że jeszcze przed wysłaniem można upewnić się, że w protokole nie brakuje niczego istotnego.
Rozpoczęty protokół nie zginie nawet w terenie
Podczas interwencji często nie da się wszystkiego zrobić naraz. Technik przemieszcza się między pomieszczeniami, klient go przerywa, coś trzeba dokończyć dopiero po oględzinach lub na miejscu po prostu nie ma stabilnego sygnału. Dlatego protokół posiada bieżące zapisywanie, a szkice pozostają dostępne nawet po zamknięciu aplikacji lub po awarii urządzenia.
Gdy nie ma internetu, protokół można dalej wypełniać, łącznie ze zdjęciami i podpisami. Po ponownym połączeniu oczekujące rekordy są automatycznie synchronizowane. Aplikacja nie sprawdza tylko, czy urządzenie jest połączone z siecią, ale czy faktycznie ma działające połączenie internetowe. Jest to szczególnie ważne w piwnicach, magazynach, halach produkcyjnych i w miejscach, gdzie urządzenie wydaje się być online, ale w rzeczywistości nic nie wyśle.
Gdy trzeba coś poprawić, obsługujecie rewizję, a nie chaos
Nawet dobrze ustawiony proces od czasu do czasu wymaga poprawki. Brakujące zdjęcie, uzupełnione dane, doprecyzowany opis lub korekta po weryfikacji. W takim przypadku z już wysłanego protokołu nie tworzy się nieprzejrzystego zamiennika na boku. Powstaje nowa rewizja, a historia zmian pozostaje zachowana.
Jest to istotne przede wszystkim wtedy, gdy ktoś po czasie pyta, co dokładnie się zmieniło i która wersja jest aktualna. W szczegółach protokołu pozostaje oś czasu zdarzeń, widoczne jest PDF, zmiany i kolejne kroki związane z wysłaniem. Firma nie musi wyjaśnić różnicy między załącznikami w e-mailach a ręcznie przemianowanymi plikami.
Co jest w cyfrowym protokole najważniejsze
Największa wartość cyfrowego protokołu nie polega na tym, że zastąpił papier. Istotne jest to, że łączy dane, które wcześniej były rozproszone między formularzem, zdjęciami, podpisami, notatkami, załącznikami i późniejszym wyszukiwaniem. Technik zapisuje raz. Biuro otrzymuje gotowy dokument. Klient dostaje czytelny wynik.
Jeśli chcą Państwo zapoznać się z cyfrowym protokołem bardziej szczegółowo, proszę przejść do cyfrowy protokół, tworzenie protokołu, szczegóły protokołu i tryb offline.
