W wielu firmach DDD uchybienie wprawdzie zostaje odnotowane, ale jedynie formalnie. Na końcu protokołu pojawia się jedna notatka, zdjęcie pozostaje w galerii telefonu, a przy następnej wizycie ponownie trzeba ustalać, na czym dokładnie polegał problem i gdzie go stwierdzono.
Taki zapis wystarcza do archiwum, ale trudno z nim dalej pracować. Jeśli uchybienie ma zachować wartość także za kilka tygodni, potrzebuje własnego typu, własnego opisu, własnych zdjęć i miejsca, w którym można je później szybko odnaleźć.
Jedna ogólna notatka nie wystarczy
W dowolnej notatce tekstowej z czasem mieszają się realne problemy na obiekcie, wewnętrzne uwagi technika i kwestie, które zostały już naprawione. Z takiego tekstu nie da się sensownie filtrować ani oceniać, gdzie powtarzają się problemy budowlane, higieniczne lub organizacyjne.
Dlatego Deratix prowadzi uchybienia oddzielnie w trzech grupach:
- organizacyjne,
- budowlane,
- higieniczne.
Ma to znaczenie już przy rutynowej kontroli. Szczelina w drzwiach nie powinna znajdować się w tym samym zdaniu co niewłaściwe przechowywanie towaru czy brakujący wewnętrzny procedura. Każdy problem otrzymuje własną kategorię, własny tekst i własny dowód. Uchybienie pozostaje jednocześnie oddzielone od zalecenia dla klienta, dzięki czemu opis stanu nie miesza się z propozycją naprawy.
Zdjęcie należy do konkretnego problemu
Przy każdej kategorii technik najpierw zaznacza, czy uchybienie w ogóle wystąpiło na miejscu. Dopiero wtedy otwiera się miejsce na opis i zdjęcia. Dzięki temu w protokole nie pozostają półpuste sekcje, a jedynie te części, które podczas interwencji rzeczywiście coś zarejestrowały.
Zdjęcie nie pozostaje przy tym jako luźny załącznik bez kontekstu. Jest przypisane do konkretnego typu problemu i wyświetlane razem z nim również później. Przy następnej wizycie od razu widać, czy chodziło o szczelinę przy wejściu, niewłaściwe składowanie palet czy problem higieniczny w strefie odpadów.
W praktyce ważne są również podstawowe warunki:
- do każdej kategorii można dodać maksymalnie 6 zdjęć,
- jedno zdjęcie może mieć maksymalnie 10 MB,
- obsługiwane są formaty JPEG, PNG i WebP,
- zdjęcia z iPhone’a w formacie HEIC lub HEIF są przetwarzane automatycznie podczas przesyłania.
W widoku szczegółowym i w dokumencie końcowym zachowany jest ten sam kontekst
Po zakończeniu interwencji uchybienia nie pozostają jedynie w formularzu. Wyświetlają się również w widoku szczegółowym protokołu, a ta sama struktura przenosi się do dokumentu końcowego. Klient nie czyta więc ogólnego zdania o stwierdzonych problemach, lecz konkretne typy uchybień z opisem i zdjęciami.
Widoczność tej sekcji można przy tym skonfigurować w zależności od potrzeb. Może pozostać tylko w formularzu i widoku wewnętrznym lub może być częścią dokumentu PDF i widoku klienta.
Po kilku tygodniach znajdą Państwo je bez ręcznego przeglądania historii
Wiele firm potrafi problem odnotować, ale później nie jest w stanie szybko go odnaleźć. Gdy klient chce przegląd obiektów z uchybieniami budowlanymi lub gdy wewnętrzny menedżer musi przejrzeć wyłącznie problemy higieniczne, zaczyna się ręczne czytanie starych protokołów.
W historii protokołów przy zapisach z uchybieniami widoczne są pomarańczowe wskaźniki według typu problemu. Po najechaniu wyświetla się krótki opis i liczba zdjęć, a historię można filtrować w zależności od tego, czy interesują Państwa wyłącznie uchybienia organizacyjne, budowlane czy higieniczne.
Jednorazowy zapis staje się tym samym użyteczną ewidencją. Później można ją wyciągnąć bez ręcznego przeszukiwania i wykorzystać przy powtórnej kontroli, reklamacji czy wewnętrznym przeglądzie tego, gdzie problemy się powtarzają.
Warunki pracy w terenie
Jeśli technik pracuje w piwnicy, magazynie lub hali bez stabilnego internetu, uchybienia można zapisać tak samo jak przy zwykłej interwencji. Opisy i zdjęcia pozostają przy niezakończonym protokole i wysyłane są dopiero po przywróceniu łączności. Dokument końcowy i jego wysyłka powstają więc dopiero po udanej synchronizacji.
W praktyce oznacza to mniej improwizacji. Technik nie musi zapisywać problemów w galerii, notatkach czy wiadomościach i wieczorem ręcznie uzupełniać ich w systemie.
Co to zmienia w praktyce
Stwierdzone uchybienie nie pozostaje jako jedno zdanie na końcu protokołu. Ma swój typ, swój tekst, swoje zdjęcia, pojawia się w widoku szczegółowym, w dokumencie końcowym i później w historii protokołów. To jest różnica między formalnym zapisem a ewidencją, do której można faktycznie wrócić.
Jeśli chcą Państwo poznać ten obszar bliżej, zapraszamy na strony: ewidencja uchybień, protokół cyfrowy, fotodokumentacja, historia protokołów, szczegóły protokołu oraz sekcje i widoczność.
