Kiedy firma przechodzi na nowy system, najwięcej czasu często zajmuje nie szkolenie, lecz sam transfer bazy klientów. Nazwy, adresy, osoby kontaktowe, lokalizacje i dane firmowe. Jeśli przepisuje się je ręcznie, nawet niewielka lista zamienia się w żmudną pracę administracyjną, a błędy zaczynają się nawarstwiać, zanim technik w ogóle wyruszy w teren.
W Deratixie pojawił się import klientów z pliku. Nie jako ślepe wgranie bazy danych, ale jako kontrolowany proces, w którym przed zatwierdzeniem można sprawdzić, co zostanie utworzone, co zostanie uzupełnione u istniejących klientów i co bezpieczniej jest na razie pominąć.
Gdy nie chcą Państwo zaczynać od ręcznego przepisywania
Ta funkcja ma największy sens w sytuacjach, gdy dane klientów już gdzieś istnieją, a Państwo nie chcą ich wprowadzać pojedynczo. Typowo przy starcie z Deratixem, przy przejściu z innego systemu ewidencji lub przy transferze bazy między dwoma środowiskami.
W praktyce oznacza to, że do systemu nie przenoszone są tylko nazwy firm. Wraz z klientem przenoszone są także adresy i inne ważne dane, dzięki czemu po imporcie nie trzeba każdego rekordu ręcznie uzupełniać.
Najpierw podgląd, potem import
Jednym z najważniejszych aspektów tego rozwiązania jest to, że nic nie dzieje się w ciemno. Po wgraniu pliku Deratix najpierw przygotowuje zestawienie, w którym widać, ilu klientów jest nowych, ilu proponuje się uzupełnić u istniejących i które pozycje wymagają dodatkowej weryfikacji.
Jest to szczególnie istotne przy importowaniu większej ilości danych. Zamiast uczucia „mam nadzieję, że się udało” mają Państwo przed sobą konkretny obraz tego, co ma się wydarzyć, zanim baza danych ulegnie zmianie.
- Problemy w danych źródłowych można wykryć jeszcze przed właściwym importem.
- Widoczna jest różnica między nowymi a istniejącymi klientami, więc wynik nie będzie zaskoczeniem.
- Decyzje podejmowane są dla poszczególnych pozycji, a nie jednym zbiorczym kliknięciem bez kontroli.
Deratix woli być ostrożny z istniejącymi klientami
Przy imporcie problemem nie jest samo dodanie nowego klienta. Prawdziwym wyzwaniem jest rozróżnienie, czy dany rekord to nowy klient, czy firma, która już jest w bazie pod nieco inną nazwą, z inną osobą kontaktową lub z dodatkową lokalizacją.
Dlatego Deratix dopasowuje istniejących klientów na podstawie numeru REGON i danych kontaktowych, a nie tylko nazwy. A gdy dopasowanie jest słabsze, system nie udaje, że potrafi zdecydować za Państwa.
W praktyce oznacza to:
- silniejsze dopasowania są proponowane jako uzupełnienie istniejącego klienta,
- słabsze dopasowanie tylko na podstawie nazwy jest wyraźnie oznaczone i domyślnie pomijane,
- niejasne przypadki można otworzyć i porównać obok siebie przed podjęciem decyzji.
To jest dokładnie ten rodzaj szczegółu, który przy imporcie oszczędza wielu problemów. Podobne nazwy firm pojawiają się w praktyce bardzo często i to właśnie przy nich zarówno ręczne, jak i automatyczne importy są najbardziej zawodne.
Istotne dla firm z wieloma lokalizacjami
Wiele firm deratyzacyjnych nie traktuje klienta jako jednej karty firmowej. Jeden klient często ma kilka lokalizacji, różne osoby kontaktowe i różne miejsca wykonywania usług. Dlatego ważne jest, aby import nie działał na zasadzie „zastąp stare nowym”.
Jeśli klient w Deratixie już istnieje, import potrafi dodać nowe adresy, jednocześnie nie naruszając tego, co jest już prawidłowo skonfigurowane. Jeśli importowany adres pokrywa się z istniejącym, nie tworzy niepotrzebnego duplikatu. Jeśli to nowa lokalizacja, dodaje ją do klienta.
W praktyce jest to bardzo istotne. Baza danych może rosnąć bez konieczności sprzątania chaosu po imporcie, łączenia zduplikowanych adresów lub poprawiania klienta, który wcześniej wyglądał prawidłowo.
Przykład z praktyki
Proszę sobie wyobrazić firmę, która przenosi swoich klientów z dotychczasowej ewidencji do Deratixu. Na liście ma setki klientów, z czego część z wieloma lokalizacjami — magazyny, sklepy czy oddziały w różnych miastach.
Bez importu administracja przepisywałaby klientów ręcznie, a technicy jeszcze przez kilka dni natykaliby się na brakujące adresy, kontakty lub całe lokalizacje w bazie. Z importem wgrywany jest przygotowany plik, w podglądzie sprawdzane są nowe i istniejące rekordy, słabe dopasowania tylko na podstawie nazwy są pomijane, a zatwierdzane jest to, co ma sens.
Wynik to nie tylko szybciej wypełniona baza danych. Wynik to przede wszystkim to, że biuro i technicy mogą następnego dnia normalnie pracować, bez nadrabiania bałaganu po ręcznym przepisywaniu.
Co to oznacza dla firmy
Import klientów nie jest interesujący dlatego, że „potrafi importować”. Jest ważny, ponieważ pomaga poradzić sobie z jedną z najbardziej uciążliwych części przejścia na nowy system lub rozbudowy bazy danych bez niepotrzebnego stresu.
Dla biura oznacza to mniej ręcznego przepisywania i mniejsze ryzyko błędów. Dla firmy — większą kontrolę nad tym, co zostanie uzupełnione u istniejących klientów. A dla techników — szybciej przygotowaną bazę danych, z którą mogą od razu pracować przy protokołach i wyjazdach serwisowych.
Jeśli chcą Państwo poznać ten proces bardziej szczegółowo, zapraszamy do zapoznania się z zarządzaniem klientami, przeglądem integracji, bazą klientów, a jeśli korzystają Państwo z systemu księgowego SuperFaktúra, również z szczegółowym przewodnikiem po integracji.
