Technik wysyla protokol, a menedzer dzien pozniej stwierdza, ze trzeba uzupelnic zdjecie lub poprawic ilosc materialu. Deratix umozliwia teraz dalsza prace z wystanym protokolem — ponowne otwarcie, zwrot technikowi do poprawy lub kontrole przed wyslaniem. Kazda z tych opcji jest opcjonalna, a firma wlacza tylko to, czego wymaga jej workflow.
Ponowne otwarcie i rewizje
Wyslany protokol mozna w dowolnym momencie ponownie otworzyc. System automatycznie zapisuje pierwotny stan — zawartosc protokolu w momencie wyslania, lacznie z PDF. Dzieki temu zawsze mozna sprawdzic, jak protokol wygladal przed edycja.
Numer protokolu pozostaje taki sam, dodawane jest jedynie oznaczenie rewizji — na przyklad Rev. 1, Rev. 2. Dla klienta i dla ewidencji jest jasne, ze chodzi o ten sam protokol z poprawiona wersja.
Menedzer przy ponownym otwarciu moze podac powod — na przyklad „uzupelnic fotodokumentacje” lub „poprawic zuzycie materialu”. Po edycji protokol jest wysylany ponownie w standardowy sposob.
Praktyczny szczegol: przy ponownym wyslaniu system nie wymaga podpisu klienta jako obowiazkowego. Jesli klient nie jest obecny, protokol mozna wyslac bez niego — system jedynie ostrzeze o brakujacym podpisie.
Ponowne otwarcie aktywuje sie w ustawieniach. Firma, ktora go nie potrzebuje, po prostu pozostawia te opcje wylaczona.
Zatwierdzenie przez menedzera przed doreczeniem klientowi
Niektore firmy potrzebuja, aby menedzer sprawdzil kazdy protokol zanim trafi on do klienta. Inne preferuja, gdy technik wysyla protokol bezposrednio. Deratix obsluguje oba warianty, a firma w dowolnym momencie wybiera ten, ktory jej odpowiada.
Opcjonalna kontrola — technik moze wyslac protokol bezposrednio do klienta lub najpierw przekazac go menedzerowi do kontroli. Decyzja nalezy do niego.
Obowiazkowa kontrola — technik wysyla protokol „do kontroli”, a menedzer albo go zatwierdza i wysyla klientowi, albo zwraca technikowi z uwaga, co nalezy poprawic. Technik widzi zwrocony protokol na liscie ze specjalnym oznaczeniem i moze go natychmiast edytowac.
Caly ten proces wlacza sie jednym przelacznikiem w ustawieniach. Gdy jest wylaczony, protokoly sa tworzone i wysylane bezposrednio — bez posrednich krokow.
Przygotowanie protokolu z wyprzedzeniem
Przy planowanych wyjazdach serwisowych menedzer moze przygotowac protokol jeszcze przed wyjazdem technika. Wypelnia klienta, adres, rodzaj pracy i inne dane, ktore sa znane z gory.
Technik na miejscu otwiera przygotowany protokol, uzupelnia wyniki interwencji i wysyla go dalej — do kontroli lub bezposrednio do klienta, w zaleznosci od wybranego trybu.
Rowniez ta opcja wlaczana jest niezaleznie. Firma, w ktorej technik sam tworzy protokoly od poczatku, nie musi z niej korzystac.
Co system sprawdza przed wyslaniem
Przed wyslaniem protokolu system ocenia, czy nie brakuje w nim czegos waznego. Sprawdzac mozna podpis technika, podpis klienta, fotodokumentacje, zalecenia, materialy, szkodniki i osobe kontaktowa.
Kazda z tych kontroli firma ustawia na jeden z trzech poziomow:
- Wylaczona — system danej rzeczy nie sprawdza.
- Ostrzezenie — system wyswietla ostrzezenie, ale wyslanie nie jest blokowane.
- Obowiazkowa — protokolu nie mozna wyslac, dopoki dany element jest niekompletny.
Ustawienia sa rozdzielone dla technikow i menedzerow. Na przyklad: od technika firma wymaga fotodokumentacji obowiazkowo, ale menedzer przy ponownie otwartym protokole moze wyslac rowniez bez niej.
Standardowo wszystkie kontrole sa wylaczone. Firma wlacza tylko te, ktore maja sens dla jej pracy.
Cala historia w jednym miejscu
Kazdy protokol zawiera os czasu wszystkich zdarzen — utworzenie, edycje, podpisanie, wyslanie do kontroli, zwrot, ponowne otwarcie.
Zmiany sa rejestrowane wedlug poszczegolnych danych. Jesli technik po ponownym otwarciu zmieni ilosc materialu lub doda zdjecie, w historii widac dokladnie co sie zmienilo i kiedy.
Jesli dane w protokole zmienia sie po tym, jak ktos go podpisal, system o tym informuje i wyswietla, ktore pola zmienily sie od ostatniego podpisu.
Gdy protokol edytuje inna osoba, pozostali to widza. System wyswietla imie osoby, ktora wlasnie edytuje protokol, i zapobiega jednoczesnej edycji.
Dokumenty w folderach
Obok istniejacego widoku tabelarycznego pojawila sie mozliwosc przelaczenia na strukture folderow. Dokumenty sa uporzadkowane wedlug typu — KCH, certyfikaty, umowy, mapy — a w kazdym folderze dalej wedlug klienta i okresu.
Oba widoki sa dostepne i przelacza sie miedzy nimi jednym kliknieciem. Jesli na danym poziomie folderow jest tylko jeden element, system automatycznie go pomija i wyswietla bezposrednio zawartosc.
W najblizszej wersji przygotowujemy hurtowe przesylanie plikow. Zamiast wielokrotnego otwierania okna dialogowego dla kazdego dokumentu z osobna, mozna bedzie wybrac kilka plikow naraz, ustawic im wspolne dane — typ, lokalizacje, widocznosc w portalu — i przeslac je jednym krokiem. Nazwy beda automatycznie wypelniane z nazw plikow i mozna je przed przeslaniem edytowac.
Szybkie dodanie klienta
Przy tworzeniu nowego klienta mozna przelaczac sie na uproszczony tryb, w ktorym wystarczy podac nazwe i adres. Pozostale dane — email, REGON, typ klienta — sa opcjonalne lub mozna je uzupelnic pozniej.
W ustawieniach mozna wybrac, czy email bedzie obowiazkowy rowniez w tym trybie, oraz wybrac tag, ktory zostanie automatycznie przypisany klientom utworzonym w ten sposob. Pelny formularz ze wszystkimi polami pozostaje dostepny i mozna w dowolnym momencie na niego przelaczac.
Kolejne usprawnienia
Pietro i mieszkanie w adresach — w adresach klientow pojawily sie nowe pola na pietro i numer mieszkania lub biura. Oba sa opcjonalne. Jesli sa wypelnione, automatycznie wyswietlaja sie w protokolach, w PDF oraz w wiadomosciach e-mail.
Nowy adres bezposrednio z protokolu — jesli klient nie ma jeszcze wprowadzonej lokalizacji, mozna ja dodac bezposrednio podczas tworzenia protokolu bez koniecznosci opuszczania formularza. Osoba kontaktowa jest wstepnie wypelniana z nazwy klienta i mozna ja edytowac.
Powiazane funkcje
Powiazana dokumentacja
- Tworzenie protokolu
- Szczegoly protokolu
- Historia protokolow
- Ustawienia protokolu
- Ustawienia sekcji
- Zarzadzanie dokumentami
- Baza klientow
Podsumowanie
Wersja 0.60 rozszerza prace z protokolami o kontrole, rewizje i przygotowanie z wyprzedzeniem. Kazda z tych opcji mozna wlaczac lub wylaczac niezaleznie — firma dostosowuje workflow do wlasnych potrzeb bez koniecznosci zmiany sposobu, w jaki pracuje dzis.
Kompletny przeglad zmian znajdziesz w historii wersji.
