KCH, umowy, mapy i certyfikaty w firmie szybko rozpraszają się po wielu miejscach. Coś jest w mailu, coś na dysku, coś ma zapisane kolega, a czegoś szuka się dopiero wtedy, gdy klient lub kontrola akurat tego potrzebuje.
Zarządzanie dokumentami w Deratixie gromadzi te materiały w jednym miejscu i łączy je z klientami, obiektami, materiałami oraz portalem klienta. W praktyce oznacza to mniej wyszukiwania, mniej przesyłania załączników i większą pewność, że otwierają Państwo dokładnie to, czego akurat potrzebują.
Gdy każdy dokument trafia na właściwe miejsce
Największa wartość nie polega na tym, że mają Państwo kolejną listę plików. Istotne jest to, że dokument przypisują Państwo dokładnie tam, gdzie powinien się znajdować.
- Do materiału należy na przykład KCH lub certyfikat produktu.
- Do klienta należy umowa lub ogólny dokument dotyczący całej firmy.
- Do konkretnego obiektu można przypisać mapę, plan lub inny dokument istotny tylko dla danej lokalizacji.
- Do użytkownika należą zaświadczenia i uprawnienia.
- Do protokołu można dołączyć załącznik bezpośrednio do wykonanej usługi.
To jest różnica między tym, że dokument gdzieś istnieje, a tym, że naprawdę znajdują go Państwo tam, gdzie naturalnie go oczekują.
Przy obiektach liczy się też zakres obowiązywania
W przypadku dokumentów klienta nie wystarczy wiedzieć, do kogo należą. Równie ważne jest to, których obiektów dotyczą. Coś dotyczy całej firmy, coś tylko jednego magazynu lub jednego oddziału.
Dlatego można określić, czy dokument obowiązuje dla jednego obiektu, kilku wybranych obiektów lub wszystkich obiektów klienta. A jeśli to ma sens, dokument wyświetla się również na karcie klienta — dzięki czemu mają do niego Państwo dostęp z dwóch miejsc bez podwójnego przesyłania.
Jest to szczególnie praktyczne w przypadku map, planów i materiałów, które są powiązane z konkretnym miejscem, a nie z firmą jako całością.
Klient widzi tylko to, co naprawdę do niego należy
Wiele firm mierzy się z dwoma różnymi potrzebami jednocześnie. Wewnętrznie potrzebują Państwo mieć pod ręką wiele dokumentów, ale klientowi chcą Państwo pokazać tylko te materiały, które są dla niego przydatne.
Właśnie dlatego każdy dokument ma dwa oddzielne poziomy:
- widoczność wewnętrzna dla zespołu,
- widoczność portalowa dla klienta.
W praktyce oznacza to, że mogą Państwo zachować dokumenty wewnętrzne tylko dla kierownictwa lub wybranych ról, a klientowi udostępnić na przykład KCH, mapy obiektów lub certyfikaty. Bez konieczności ponownego wyszukiwania załącznika i wysyłania go mailem przy każdym zapytaniu.
Deratix nie traktuje portalu jedynie formalnie. Klient widzi w nim dokumenty, które zostały mu udostępnione. Jeśli ma kilka obiektów, może również przeglądać dokumenty powiązane z konkretnym miejscem.
KCH wyświetlają się w portalu automatycznie na podstawie użytego materiału
Gdy technik wpisze w protokole użyty materiał, klient następnie widzi w portalu odpowiednie KCH do tego, co zostało faktycznie użyte na jego obiektach.
Nie wyświetlają się jednak wszystkie KCH z listy materiałów. Pojawiają się tylko wtedy, gdy spełnione są oba warunki:
- do danego materiału przesłano dokument typu KCH
- ten materiał został użyty w protokole w ciągu ostatnich 24 miesięcy
Jeśli te warunki są spełnione, klient ma KCH gotowe w portalu — bez ręcznego wyszukiwania i bez wielokrotnego wysyłania załączników.
W praktyce jest to istotne przede wszystkim wtedy, gdy klient prosi o dokumentację do wykonanych usług, prowadzi kontrolę wewnętrzną lub musi udokumentować użytą chemię. Zamiast przesyłania załączników mailowo, te KCH są dostępne bezpośrednio w jego portalu.
Ważność dokumentów pod kontrolą
Zarządzanie dokumentami nie pomaga tylko przy przekazywaniu materiałów klientowi. Jest równie ważne dla wewnętrznego porządku.
Przy dokumentach mogą Państwo śledzić ważność i szybko odfiltrować:
- co już wygasło,
- co zbliża się do końca ważności,
- co jest nadal aktualne.
Jest to szczególnie przydatne przy certyfikatach, zaświadczeniach i uprawnieniach. Nie muszą Państwo czekać, aż problem ujawni się sam. Mogą Państwo z wyprzedzeniem sprawdzić, co wymaga odnowienia, a podczas kontroli od razu wiedzą, który dokument jest aktualny.
Przykład z praktyki
Technik jedzie na serwis do placówki sieci handlowej, a klient jednocześnie prosi o KCH do użytych preparatów i mapę obiektu na potrzeby kontroli wewnętrznej.
Bez porządku w dokumentach zazwyczaj wygląda to tak: technik dzwoni do biura, biuro przeszukuje stare foldery, a klient czeka. Czasem wysłana zostaje niewłaściwa wersja lub brakuje dokumentu dla konkretnego obiektu.
Z zarządzaniem dokumentami w Deratixie otwierają Państwo klienta lub konkretny obiekt, widzą przypisane materiały w kontekście i w razie potrzeby udostępniają je również w portalu. Klient może je następnie znaleźć samodzielnie, a technik nie musi zajmować się administracją podczas wyjazdu.
Co jest w tym najważniejsze
Zarządzanie dokumentami nie dodało jedynie nowego miejsca do przesyłania plików. Wprowadziło porządek w tym, do kogo dokument należy, kto ma go widzieć i gdzie go w odpowiednim momencie znajdą Państwo.
Dla biura oznacza to mniej wyszukiwania i mniej przesyłania załączników w kółko. Dla technika mniej telefonów podczas usługi. Dla klienta łatwiejszy dostęp do materiałów, których regularnie od Państwa potrzebuje.
Jeśli chcą Państwo poznać tę funkcję dokładniej, prosimy zapoznać się z zarządzaniem dokumentami, szczegółami klienta i dokumentami w portalu klienta.
