W wielu firmach ważne informacje wciąż pozostają tylko w czyjejś głowie, w starym e-mailu lub w wewnętrznej notatce na boku. Trudno wtedy odróżnić, co wymaga natychmiastowej reakcji, co czeka na fakturowanie, a gdzie problem się powtarza.
Tagi w Deratixie nadają tym sytuacjom proste oznaczenie bezpośrednio w systemie. Klienta lub protokół oznaczają Państwo według własnej logiki firmy i od razu widzą w liście, co jest ważne.
Gdy ważne rzeczy przestają istnieć tylko w głowie
Największa zaleta tagów polega na tym, że firma może oznaczać własne sytuacje własnymi słowami. Nie trzeba dostosowywać się do obcej logiki systemu. Oznaczają Państwo dokładnie to, co ma sens w codziennej działalności.
- Do fakturowania dla protokołów, które księgowa musi szybko znaleźć.
- Klient VIP dla klientów, przy których chcą Państwo utrzymać wyższy standard obsługi.
- Reklamacja lub Powtarzający się problem tam, gdzie trzeba wrócić do tematu.
- Do kontroli dla interwencji, które kierownik powinien jeszcze zweryfikować.
Takie oznaczenia są praktyczne właśnie dlatego, że nie wyjaśniają systemu. Wyjaśniają Państwa pracę.
Klient i protokół nie odpowiadają na to samo pytanie
Mocna strona tej funkcjonalności polega na tym, że tagi działają oddzielnie dla klientów i oddzielnie dla protokołów. To ważne, ponieważ nie chodzi o to samo.
Tag przy kliencie mówi coś długookresowego o relacji lub trybie współpracy. Na przykład, że chodzi o klienta VIP, partnera kontraktowego lub określony segment obiektów.
Tag przy protokole to raczej oznaczenie robocze dla konkretnej interwencji lub wpisu. Pomaga odróżnić, co jest gotowe do fakturowania, co wymaga kontroli lub gdzie powtarza się ten sam problem.
Właśnie ten podział sprawia, że tagi są przydatne nawet przy dużej liczbie klientów. Nie mieszają Państwo długookresowych informacji o firmie z krótkookresową operatywą wokół konkretnej interwencji.
Tag ma sens dopiero wtedy, gdy można według niego pracować
Dobra wiadomość to nie tylko to, że tag można gdzieś zapisać. Ważne jest, że potem faktycznie widzą go Państwo na listach i mogą według niego filtrować.
W praktyce oznacza to:
- szybszą orientację wśród klientów i protokołów bez otwierania wpisów jeden po drugim,
- czystszy poranny przegląd pracy, gdy zespół filtruje tylko to, co wymaga uwagi,
- mniej ręcznego wyszukiwania, ponieważ status lub priorytet są widoczne od razu.
Przy większej bazie danych to różnica, którą odczuwają Państwo każdego dnia. Nie w teorii, lecz przy zwykłym otwarciu listy.
Nie każdy musi widzieć wszystko
W wielu firmach nie każda osoba musi widzieć wszystkie wewnętrzne oznaczenia. Technik nie musi zajmować się tagami księgowymi, a księgowa nie musi mieć przed oczami wszystkich operacyjnych notatek zespołu.
Dlatego przy każdym tagu można ustawić, kto go zobaczy. Może być widoczny dla całego zespołu, tylko dla kierowników lub dla wybranych osób. Rezultatem jest mniej wizualnego chaosu i większa szansa, że każdy zwraca uwagę tylko na to, co jest istotne dla jego pracy.
To dokładnie ten moment, w którym z prostej funkcji powstaje praktyczne narzędzie pracy.
Późniejsze dopracowanie
Krótko po wydaniu praca z tagami została jeszcze dopracowana. Paleta kolorów została dostosowana tak, aby tagi były lepiej czytelne nawet przy szybkim codziennym używaniu. To detal, który na papierze nie robi dużego wrażenia, ale przy większej liczbie etykiet potrafi zrobić odczuwalną różnicę.
Przykład z praktyki
Proszę sobie wyobrazić poniedziałkowy poranek w biurze. Kierownik musi widzieć wszystko, co jest oznaczone Do kontroli, księgowa chce wyciągnąć protokoły Do fakturowania, a handlowo ważnych klientów zespół chce mieć oznaczonych jako Klient VIP.
Bez tagów oznacza to zazwyczaj otwieranie wpisów jeden po drugim, pamiętanie kontekstu i poleganie na tym, że ktoś w zeszłym tygodniu to gdzieś zapisał. Z tagami każda osoba wyciąga swoją część pracy szybciej i bez wzajemnego spowalniania zespołu.
Co to oznacza dla firmy
Tagi nie są interesujące dlatego, że pojawił się kolor na liście. Są ważne, ponieważ pomagają przenieść wewnętrzny porządek bezpośrednio do codziennej pracy.
Dla kierownika oznacza to szybszy przegląd. Dla biura prostsze filtrowanie. Dla techników mniej niejasności co do priorytetów. A dla firmy jako całości mniej pracy, która w przeciwnym razie pozostaje rozproszona w pamięci, notatkach i wewnętrznych wiadomościach.
Jeśli chcą Państwo poznać tę funkcję bliżej, prosimy zapoznać się z kolorowymi etykietami, zarządzaniem klientami, tagami oraz bazą klientów.
