Gdy dokumentacja z interwencji jest rozproszona w wielu miejscach, problem nie polega tylko na kilku straconych minutach. Gorzej jest to, ze informacje sie rozchodza. Klient jest w jednym systemie, kontakt w starym e-mailu, zdjecia w galerii telefonu, podpis osobno, a koncowy PDF powstaje dopiero pozniej na podstawie tego, co uda sie odnalezc.
Cyfrowy protokol w Deratixie utrzymuje caly ten przeplyw w jednym rekordzie. Technik zaczyna u klienta, wpisuje przebieg interwencji, dodaje zdjecia i podpisy, a wynik jest dalej wykorzystywany bez przepisywania. Biuro otrzymuje gotowy i mozliwy do przesledenia protokol, a nie niedokonczony pakiet dokumentow.
Poczatek interwencji bez recznego przepisywania
Przy tworzeniu protokolu nie trzeba wypelniac wszystkiego od zera. Wybieraja Panstwo klienta i obiekt, dane kontaktowe sa automatycznie uzupelniane w formularzu, a technik moze kontynuowac dalej. Jesli na miejscu zmieni sie kontakt lub adres e-mail, zostaje to poprawione bezposrednio podczas interwencji zamiast pozostawiania rozbieznosci miedzy rzeczywistoscia a karta klienta.
W praktyce skraca to przede wszystkim pierwsze minuty po przybyciu. Zamiast szukac wlasciwego obiektu w starych notatkach lub na wielu listach, pracuje sie z jednym formularzem, ktory juz zna klienta, adres i glowny kontakt. Jesli technik dotrze na miejsce za pomoca GPS, aplikacja moze tez zaproponowac poblskich klientow i przyspieszyc wybor wlasciwego obiektu.
Formularz dostosowuje sie do tego, jak Panstwa firma faktycznie przeprowadza interwencje
Firmy DDD nie stosuja tego samego procesu roboczego. Jednym wystarczy prostszy protokol, inni potrzebuja bardziej szczegolowych sekcji, wiecej typow interwencji, inne rekomendacje lub dokladniejsza ewidencje materialow i urzadzen. Dlatego w protokole mozna wlaczac i wylaczac cale sekcje, a typy i podtypy prac dostosowuja sie do wlasnej ewidencji firmy.
Istotne jest rowniez to, ze przy nowym protokole moga byc wstepnie wypelnione najczesciej uzywane typy i podtypy prac. Technik nie zaczyna od pustego ekranu i nie musi za kazdym razem klikac tych samych opcji tylko po to, zeby dotrzec do samej interwencji.
Taka roznica jest w praktyce wieksza, niz wydaje sie na pierwszy rzut oka. W rozproszonym workflow problemem jest juz to, ze kazdy zapisuje troche inaczej. Jeden uzywa wlasnej nazwy uslugi, drugi innego skrotu, a trzeci zostawia to tylko w notatce. Tutaj format zapisu pozostaje jednolity nawet wtedy, gdy firma rosnie i nad protokolami pracuje wiecej osob.
To, co zostalo zrobione na miejscu, zapisujecie raz i dalej sie z tym pracuje
Uzyte materialy sa zapisywane z iloscia, jednostka i stezeniem. Szkodniki docelowe moga byc ewidencjonowane z poziomem wystepowania. Zainstalowane urzadzenia sa zapisywane z typem i liczba sztuk. Te dane sluza potem nie tylko do archiwizacji. Wracaja przy nastepnej wizycie, w zestawieniach, w PDF i przy wewnetrznym wyszukiwaniu.
To jest roznica w porownaniu z sytuacja, gdy technik wprawdzie cos zapisze, ale biuro nie jest w stanie z tym dalej pracowac bez recznych objasnie. Jesli materialy, szkodniki lub urzadzenia znajduja sie na ujednoliconej liscie, firma otrzymuje spojne zapisy w calym zespole, bez zdublowanych nazw ani dowolnych notatek, ktore kazdy rozumie inaczej.
Zdjecia, uchybienia i rekomendacje maja wlasne miejsce w tym samym protokole
Cyfrowy protokol to nie tylko wpis tekstowy. Osobno przechowuje fotodokumentacje stanu obiektu i osobno ewidencjonuje uchybienia. Zdjecia sa dodawane bezposrednio podczas interwencji, mozna je uporzadkowac, uzupelnic opisem i pozostaja czescia protokolu zamiast koncow w galerii telefonu lub we wspoldzielonym folderze bez kontekstu.
Uchybienia sa zapisywane wedlug kategorii. Osobno organizacyjne, osobno budowlane i osobno higieniczne. Kazda kategoria moze miec wlasny opis i wlasne zdjecia. Klient widzi potem w protokole nie tylko ogolne stwierdzenie, ze cos zostalo znalezione, ale takze konkretny typ problemu i dowod wizualny.
Dodatkowo mozna uzupelnic rekomendacje dla klienta. Jesli firma korzysta z przygotowanej biblioteki rekomendacji, technik wybiera z odpowiednich opcji i w razie potrzeby dostosowuje je do konkretnej sytuacji na obiekcie. Wynik jest przydatny zarowno dla klienta, jak i dla biura oraz przyszlych kontroli.
Wyslanie to nie tylko ostatnie klikniecie
Podpis klienta i technika jest skladany bezposrednio na urzadzeniu. Po wyslaniu podpisy sa osadzane w PDF, a protokol mozna dostarczyc e-mailem, udostepnic klientowi w portalu, pobrac lub udostepnic w zaleznosci od tego, jak pracuje firma.
Istotne jest to, ze wyslanie mozna zaostrzyc wedlug wewnetrznych zasad. Firma moze wymagac podpisow, fotodokumentacji, rekomendacji lub osoby kontaktowej jeszcze przed tym, zanim protokol zostanie uznany za gotowy do wyslania. Pomaga to szczegolnie tam, gdzie protokoly nie koncza sie na techniku, ale dalej stanowia podstawe reklamacji, kontroli jakosci lub komunikacji z klientem.
Innymi slowy: nie chodzi tylko o to, ze mozna wygenerowac PDF. Istotne jest to, ze jeszcze przed wyslaniem mozna upewnic sie, ze w protokole nie brakuje niczego istotnego.
Rozpoczety protokol nie zginie nawet w terenie
Podczas interwencji czesto nie da sie wszystkiego zrobic naraz. Technik przemieszcza sie miedzy pomieszczeniami, klient go przerywa, cos trzeba dokonczyc dopiero po ogledziu lub na miejscu po prostu nie ma stabilnego sygnalu. Dlatego protokol posiada biezace zapisywanie, a rozpoczete wersje pozostaja dostepne nawet po zamknieciu aplikacji lub po awarii urzadzenia.
Gdy nie ma internetu, protokol mozna dalej wypelniac, lacznie ze zdjeciami i podpisami. Po ponownym polaczeniu oczekujace rekordy sa automatycznie synchronizowane. Aplikacja nie sprawdza tylko, czy urzadzenie jest polaczone z siecia, ale czy faktycznie ma dzialajace polaczenie internetowe. Jest to szczegolnie wazne w piwnicach, magazynach, halach produkcyjnych i w miejscach, gdzie urzadzenie wydaje sie byc online, ale w rzeczywistosci nic nie wysle.
Gdy trzeba cos poprawic, obslugujecie rewizje, a nie chaos
Nawet dobrze ustawiony proces od czasu do czasu wymaga poprawki. Brakujace zdjecie, uzupelnione dane, doprecyzowany opis lub korekta po weryfikacji. W takim przypadku z juz wyslanego protokolu nie tworzy sie nieprzejrzystego zamiennika na boku. Powstaje nowa rewizja, a historia zmian pozostaje zachowana.
Jest to istotne przede wszystkim wtedy, gdy ktos po czasie pyta, co dokladnie sie zmienilo i ktora wersja jest aktualna. W szczegolach protokolu pozostaje os czasu zdarzen, widoczne jest PDF, zmiany i kolejne kroki zwiazane z wyslaniem. Firma nie musi wyjasnic roznicy miedzy zalacznikami w e-mailach a recznie przemianowanymi plikami.
Co jest w cyfrowym protokole najwazniejsze
Najwieksza wartosc cyfrowego protokolu nie polega na tym, ze zastapil papier. Istotne jest to, ze laczy dane, ktore wczesniej byly rozproszone miedzy formularzem, zdjeciami, podpisami, notatkami, zalacznikami i pozniejszym wyszukiwaniem. Technik zapisuje raz. Biuro otrzymuje gotowy dokument. Klient dostaje czytelny wynik.
Jesli chca Panstwo zapoznac sie z cyfrowym protokolem bardziej szczegolowo, prosze przejsc do cyfrowy protokol, tworzenie protokolu, szczegoly protokolu i tryb offline.
