W wielu firmach wazne informacje wciaz pozostaja tylko w czyjejs glowie, w starym e-mailu lub w wewnetrznej notatce na boku. Trudno wtedy odroznic, co wymaga natychmiastowej reakcji, co czeka na fakturowanie, a gdzie problem sie powtarza.
Tagi w Deratixie nadaja tym sytuacjom proste oznaczenie bezposrednio w systemie. Klienta lub protokol oznaczaja Panstwo wedlug wlasnej logiki firmy i od razu widza w liscie, co jest wazne.
Gdy wazne rzeczy przestaja istniec tylko w glowie
Najwieksza zaleta tagow polega na tym, ze firma moze oznaczac wlasne sytuacje wlasnymi slowami. Nie trzeba dostosowywac sie do obcej logiki systemu. Oznaczaja Panstwo dokladnie to, co ma sens w codziennej dzialalnosci.
- Do fakturowania dla protokolow, ktore ksiegowa musi szybko znalezc.
- Klient VIP dla klientow, przy ktorych chca Panstwo utrzymac wyzszy standard obslugi.
- Reklamacja lub Powtarzajacy sie problem tam, gdzie trzeba wrocic do tematu.
- Do kontroli dla interwencji, ktore kierownik powinien jeszcze zweryfikowac.
Takie oznaczenia sa praktyczne wlasnie dlatego, ze nie wyjasniaja systemu. Wyjasniaja Panstwa prace.
Klient i protokol nie odpowiadaja na to samo pytanie
Mocna strona tej funkcjonalnosci polega na tym, ze tagi dzialaja oddzielnie dla klientow i oddzielnie dla protokolow. To wazne, poniewaz nie chodzi o to samo.
Tag przy kliencie mowi cos dlugookresowego o relacji lub trybie wspolpracy. Na przyklad, ze chodzi o klienta VIP, partnera kontraktowego lub okreslony segment lokalizacji.
Tag przy protokole to raczej oznaczenie robocze dla konkretnej interwencji lub wpisu. Pomaga odroznic, co jest gotowe do fakturowania, co wymaga kontroli lub gdzie powtarza sie ten sam problem.
Wlasnie ten podzial sprawia, ze tagi sa przydatne nawet przy duzej liczbie klientow. Nie mieszaja Panstwo dlugookresowych informacji o firmie z krotkookresowa operatywa wokol konkretnej interwencji.
Tag ma sens dopiero wtedy, gdy mozna wedlug niego pracowac
Dobra wiadomosc to nie tylko to, ze tag mozna gdzies zapisac. Wazne jest, ze potem faktycznie widza go Panstwo na listach i moga wedlug niego filtrowac.
W praktyce oznacza to:
- szybsza orientacje wsrod klientow i protokolow bez otwierania wpisow jeden po drugim,
- czystszy poranny przeglad pracy, gdy zespol filtruje tylko to, co wymaga uwagi,
- mniej recznego wyszukiwania, poniewaz status lub priorytet sa widoczne od razu.
Przy wiekszej bazie danych to roznica, ktora odczuwaja Panstwo kazdego dnia. Nie w teorii, lecz przy zwyklym otwarciu listy.
Nie kazdy musi widziec wszystko
W wielu firmach nie kazda osoba musi widziec wszystkie wewnetrzne oznaczenia. Technik nie musi zajmowac sie tagami ksiegowymi, a ksiegowa nie musi miec przed oczami wszystkich operacyjnych notatek zespolu.
Dlatego przy kazdym tagu mozna ustawic, kto go zobaczy. Moze byc widoczny dla calego zespolu, tylko dla kierownikow lub dla wybranych osob. Rezultatem jest mniej wizualnego chaosu i wieksza szansa, ze kazdy zwraca uwage tylko na to, co jest istotne dla jego pracy.
To dokladnie ten moment, w ktorym z prostej funkcji powstaje praktyczne narzedzie pracy.
Pozniejsze dopracowanie
Krotko po wydaniu praca z tagami zostala jeszcze dopracowana. Paleta kolorow zostala dostosowana tak, aby tagi byly lepiej czytelne nawet przy szybkim codziennym uzywaniu. To detal, ktory na papierze nie robi duzego wrazenia, ale przy wiekszej liczbie etykiet potrafi zrobic odczuwalna roznice.
Przyklad z praktyki
Prosze sobie wyobrazic poniedzialkowy poranek w biurze. Kierownik musi widziec wszystko, co jest oznaczone Do kontroli, ksiegowa chce wyciagnac protokoly Do fakturowania, a handlowo waznych klientow zespol chce miec oznaczonych jako Klient VIP.
Bez tagow oznacza to zazwyczaj otwieranie wpisow jeden po drugim, pamietanie kontekstu i poleganie na tym, ze ktos w zeszlym tygodniu to gdzies zapisal. Z tagami kazda osoba wyciaga swoja czesc pracy szybciej i bez wzajemnego spowalniania zespolu.
Co to oznacza dla firmy
Tagi nie sa interesujace dlatego, ze pojawil sie kolor na liscie. Sa wazne, poniewaz pomagaja przeniesc wewnetrzny porzadek bezposrednio do codziennej pracy.
Dla kierownika oznacza to szybszy przeglad. Dla biura prostsze filtrowanie. Dla technikow mniej niejasnosci co do priorytetow. A dla firmy jako calosci mniej pracy, ktora w przeciwnym razie pozostaje rozproszona w pamieci, notatkach i wewnetrznych wiadomosciach.
Jesli chca Panstwo poznac te funkcje blizej, prosimy zapoznac sie z kolorowymi etykietami, zarzadzaniem klientami, tagami oraz baza klientow.
