Gdy w firmie pojawia się kolejnych techników i pracowników biurowych, bardzo szybko pada praktyczne pytanie: kto powinien mieć pełny dostęp, a kto tylko tę część systemu, której faktycznie potrzebuje? Jeśli nie jest to jasno ustawione, wszystko blokuje się na jednej osobie albo zbyt wiele osób niepotrzebnie ma zbyt szerokie uprawnienia.
Dlatego Deratix przeniósł zarządzanie zespołem na bardziej praktyczny poziom. Jedna osoba może mieć cały system pod kontrolą dzięki roli Admin, pozostałym ustawiają Państwo dostęp według rzeczywistej pracy, a przy zmianach w zespole pozostaje informacja o tym, kto co zmienił.
Jeden jasny administrator zamiast improwizacji
W każdej firmie jest przynajmniej jedna osoba, która zajmuje się działaniem aplikacji jako całości. Zwykle jest to właściciel, kierownik operacyjny lub ktoś z biura, na którym spoczywa konfiguracja firmy, zespołu i bieżącej administracji.
Właśnie dla takiej roli powstał Admin. Nie trzeba składać dostępu element po elemencie. Od samego początku ta rola ma pod ręką użytkowników, uprawnienia, ustawienia, klientów, protokoły i wszystkie inne kluczowe części systemu.
Jest to szczególnie przydatne, gdy chcą Państwo mieć jednego jasnego opiekuna aplikacji i nie chcą martwić się, czy gdzieś nie brakuje mu jeszcze jakiegoś pozwolenia.
Pozostałe role ustawiają Państwo według realiów firmy
Nie każdy w firmie potrzebuje pełnego dostępu. Technik musi niezawodnie tworzyć protokoły i pracować z klientami. Biuro zajmuje się inną częścią zadań. Kierownik zespołu może mieć szerszy zakres, ale nadal nie musi zarządzać absolutnie wszystkim.
Dlatego ważne jest, że Deratix nie poprzestaje na nowej roli. W jednej matrycy uprawnień widać, co która rola może robić, i można to dostosować do tego, jak firma faktycznie działa.
Istotne jest też to, że przy poszczególnych uprawnieniach nie trzeba już zgadywać. W ustawieniach można otworzyć wyjaśnienie, co dana opcja zmienia i kiedy warto ją włączyć. To oszczędza czas — zwłaszcza gdy ustawiają Państwo dostęp nowemu współpracownikowi i nie chcą działać metodą prób i błędów.
Przy zmianach w zespole panuje porządek
Gdy zarządzaniem zespołu zajmuje się więcej niż jedna osoba, warto mieć porządek również w tym, co się w zespole zmieniało. Historia aktywności pokazuje więc utworzenie konta użytkownika, przypisanie roli oraz zmianę roli.
Pomaga to przede wszystkim w sytuacjach, gdy w firmie coś nagle działa inaczej i trzeba szybko ustalić dlaczego. Zamiast przeszukiwać wiadomości lub pytać współpracowników, otwierają Państwo historię i widzą, kto dokonał zmiany i kiedy.
Przykład z praktyki
Właściciel firmy chce, aby biuro mogło dodawać techników, konfigurować im dostępy i zajmować się bieżącym zarządzaniem zespołem. Jednocześnie nie chce, aby wszyscy pracowali z takimi samymi uprawnieniami.
Jednej osobie przydziela więc rolę Admin. Technicy zachowują swoją standardową rolę, biuro otrzymuje tylko te części systemu, których potrzebuje do swojej pracy, a pozostałe dostępy dostraja w ustawieniach uprawnień. Gdy do zespołu dołącza nowy współpracownik lub komuś zmienia się rola, pozostaje o tym zapis w historii aktywności.
Takie ustawienie jest szczególnie przydatne, gdy firma rośnie i nie chce już regulować dostępów nieformalnie.
Co jest w tym najważniejsze
Największa korzyść nie polega na tym, że pojawiła się nowa rola. Ważne jest to, że zarządzanie zespołem przestaje być improwizacją.
Jedna osoba może mieć aplikację pod kontrolą, pozostali dostają tylko tę część systemu, której faktycznie potrzebują, a zmiany w dostępach pozostają możliwe do prześledzenia. To właśnie różnica między zespołem, który rośnie w porządku, a zespołem, gdzie dostępy reguluje się dopiero wtedy, gdy pojawi się problem.
Jeśli chcą Państwo poznać ten obszar dokładniej, warto zapoznać się z Zarządzaniem zespołem, zarządzaniem użytkownikami, uprawnieniami oraz historią aktywności.
