W archiwum masz setki kart charakterystyki, umów z klientami albo miesięcznych raportów z minionych lat. Pliki są poukładane w folderach według klientów i miesięcy, trzeba je już tylko przenieść do aplikacji. Wrzucanie pojedynczo zajęłoby tygodnie. Z dysku ani z innego systemu też ich nie wkleisz hurtowo, bo każdy dokument musi wiedzieć, do którego klienta należy, jakiego jest typu i z którego okresu pochodzi.

W Deratixie pojawiła się możliwość masowego importu z archiwum ZIP. Pliki pakujesz w jeden ZIP, wgrywasz naraz, a aplikacja sama próbuje rozpoznać, gdzie każdy dokument należy. Ty tylko sprawdzasz podgląd i potwierdzasz import.

Ekran początkowy masowego importu dokumentówDesktop

Kiedy to ma sens

Masowy import sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy masz dokumenty przygotowane w innym miejscu i chcesz je przenieść bez przepisywania:

Migracja z innego systemu — gdy przechodzisz do Deratixu i masz setki plików rozłożonych w folderach.
Archiwum kart charakterystyki — wszystkie KCH materiałów, których używasz, naraz.
Miesięczne raporty od klienta — zamiast wgrywać 30 plików za rok wystarczy jeden ZIP.
Mapy lokalizacji — gdy masz folder z planami wszystkich lokalizacji jednego klienta.

Dla kilku pojedynczych dokumentów szybciej jest wgrać je bezpośrednio przez sekcję Dokumenty lub w szczegółach klienta — ten sposób działa nadal tak samo jak wcześniej. Import ZIP to dodatkowa opcja na sytuacje, gdy chodzi o dziesiątki lub setki plików naraz.

Struktura folderów decyduje o precyzji

Aplikacja rozpoznaje dokumenty na podstawie nazw folderów i plików. Im lepiej masz pliki uporządkowane przed spakowaniem do ZIP, tym mniej będziesz musiał poprawiać w mapowaniu.

Najprecyzyjniejsza jest struktura według klienta i okresu:

moje-archiwum.zip
├── ABC sp. z o.o./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── raport-miesieczny.pdf
│   │   └── kch-racumin.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── raport-miesieczny.pdf
└── XYZ S.A./
    └── 2026-03/
        └── raport-miesieczny.pdf

Z takiej struktury aplikacja rozpoznaje:

Klienta według nazwy folderu — porównuje ją z Twoją bazą klientów. Działa też bez polskich znaków, bez formy prawnej i toleruje literówki.
Okres w formacie rok-miesiąc. Rozumie też zapisy typu „marzec 2026”, „2026-03” czy „03/2026”.
Typ dokumentu według słów kluczowych w nazwie: karty charakterystyki, certyfikaty, umowy, mapy, ubezpieczenia, licencje, świadectwa, raporty. Jeśli typu nie rozpozna, użyje „Inne”, a Ty możesz to poprawić w podglądzie.

Jeśli klient ma kilka lokalizacji i w ścieżce pojawia się nazwa ulicy lub miasta, aplikacja przypisuje plik także do właściwej lokalizacji. Własne nazewnictwo folderów zostaje zachowane — nic nie trzeba przerabiać, wystarczy sprawdzić, czy nazwy mniej więcej zgadzają się z tym, co masz w bazie.

Podgląd przed importem, a nie w ciemno

Po wgraniu ZIP aplikacja rozpakowuje archiwum i dla każdego pliku przygotowuje propozycję mapowania: do którego klienta należy, jakiego jest typu i z którego okresu pochodzi. Przy każdym wierszu jest kolorowy wskaźnik pokazujący, na ile aplikacja jest pewna:

Przypisane — znaleziono dopasowanie do klienta i typ jest rozpoznany.
Częściowo przypisane — coś się zgadza, ale brakuje co najmniej jednej informacji.
Nieprzypisane — klienta nie udało się dopasować, trzeba wybrać ręcznie.
Duplikat — taki dokument o tej samej nazwie u klienta już istnieje, więc aplikacja go nie wgra.

Karta masowego importu w sekcji IntegracjeDesktop

Dzięki temu nie potwierdzasz importu w ciemno. Przed zapisem widzisz listę plików ze statusem: „to się zapisze, to trzeba będzie poprawić, to jest już w systemie”. Bez „mam nadzieję, że poszło dobrze” — masz konkretny obraz tego, co się stanie, jeszcze przed kliknięciem Importuj.

Gdy system się pomyli, poprawisz to w chwilę

Heurystyka dobrze działa na uporządkowanych archiwach, ale rzeczywistość bywa bogatsza. Ktoś nazwał folder skrótem, ktoś inny łączy kilku klientów w jednym folderze, jeszcze inny nie ma roku w nazwie. W podglądzie możesz bezpośrednio edytować przypisanie każdego pliku: zmienić klienta, lokalizację, typ dokumentu, okres i widoczność. Pliki da się też przeciągać myszką między klientami.

Z perspektywy firmy jest to ważniejsze niż sama auto-detekcja. Aplikacja robi pierwsze przejście, Ty uzupełniasz resztę i utrzymujesz kontrolę nad tym, jak dokumenty są zaszeregowane.

Masowy import nie jest tylko dla administratora

Wraz z wersją 0.61.0 pojawił się osobny poziom uprawnień do zarządzania dokumentami. Menedżer, który ma ten poziom włączony, może korzystać z masowego importu i klasycznego wgrywania bez czekania na administratora. Wcześniej wszystko w sekcji Integracje było powiązane wyłącznie z dostępem administratora.

To ustawienie firma reguluje sama — komu ten poziom przyznać, a komu nie. Istniejące role i uprawnienia pozostają bez zmian, doszła tylko możliwość rozszerzenia ich na kolejne osoby w zespole.

Praktyczny przykład: archiwum z dysku w jedno popołudnie

Wyobraź sobie, że przejmujesz pracę po koledze. Na dysku jest folder Dokumenty 2024-2025, a w nim 14 podfolderów z nazwami klientów. W każdym z nich są miesięczne raporty, kilka kart charakterystyki, a w paru przypadkach też plan lokalizacji.

Pakujesz cały folder do ZIP, otwierasz w Deratixie sekcję Integracje i klikasz na kartę Import ZIP. Wgrywasz ZIP, aplikacja go rozpakowuje i po kilku sekundach masz przed sobą 240 wierszy z propozycją mapowania.

Większość jest zielona — klienci dopasowani, typy się zgadzają, okresy także. Około 30 wierszy jest pomarańczowych — przy nich trzeba uzupełnić okres lub sprawdzić klienta. Kilka plików ma oznaczenie „duplikat” — te już są w systemie, aplikacja ich nie nadpisze. Przechodzisz pomarańczowe, poprawiasz co trzeba, potwierdzasz import.

Po kilku minutach masz w aplikacji gotowe archiwum, które ręcznie zajęłoby dni.