Jeden klient, trzy oddziały i w każdym inna osoba. Jeden adres obsługuje serwis, drugi odbiera protokoły, a trzeci ma własny numer telefonu i e-mail. Jeśli te dane są zapisane tylko ogólnie na poziomie firmy, prędzej czy później zdarzy się to samo: technik dzwoni pod zły numer, biuro wysyła protokół na nieprawidłowy e-mail, a ktoś musi to potem ręcznie naprawiać.
Dlatego Deratix przybliżył zarządzanie oddziałami do rzeczywistości. Każdy adres może mieć własny kontakt, a z czasem stał się także naturalnym miejscem dla protokołów, dokumentów i innych materiałów związanych z konkretną lokalizacją.
Każdy oddział może mieć własny kontakt
Ta zmiana ma szczególny sens w przypadku firm z wieloma filiami, magazynami lub oddziałami. Centrala może być jedna, ale osoba, która Państwa wpuszcza, odbiera protokół lub obsługuje serwis, w każdej lokalizacji jest zwykle kimś innym.
Właśnie dlatego kontakt nie pozostaje już tylko ogólnie na karcie klienta. Jest przypisany bezpośrednio do oddziału, w którym jest w praktyce potrzebny.
- Mniej pomyłek przy dzwonieniu przed wyjazdem lub podczas interwencji.
- Dokładniejsze dane w bazie klientów, gdy każdy oddział ma przypisany własny kontakt.
- Lepsza organizacja u większych klientów, gdzie jedna karta firmowa nie wystarcza.
W formularzu protokołu od razu ładuje się właściwy kontakt
Największa praktyczna korzyść nie polega tylko na tym, że kontakty można ewidencjonować. Istotne jest to, że są one następnie automatycznie wykorzystywane przy tworzeniu protokołu.
Gdy w formularzu wybierzesz klienta i konkretny oddział, Deratix załaduje osobę kontaktową, e-mail i telefon bezpośrednio z tego adresu. Nie trzeba ich przepisywać ręcznie przy każdej interwencji ani zastanawiać się, czy w zapisie figuruje jeszcze stara osoba lub stary numer.
Oddział to już nie tylko adres, ale kontekst roboczy
Z czasem zarządzanie oddziałami zostało rozszerzone o bardziej przejrzysty widok szczegółów klienta i bardziej samodzielną pracę z poszczególnymi lokalizacjami. Jest to ważne, ponieważ w przypadku większych klientów nie wystarczy wiedzieć, dokąd jedzie technik. Przy konkretnym oddziale potrzebne są również jego protokoły, dokumenty i inne materiały.
W praktyce oznacza to, że nie pracuje się już tylko z kartą firmy jako całością. Otwiera się konkretną lokalizację i zajmuje dokładnie tym, co dotyczy danego adresu.
Przy wysyłaniu protokołu mniejsze ryzyko pomyłki
Ta zmiana nie pomogła tylko w kwestii telefonów i nazwisk. Poprawiła również samo wysyłanie protokołów.
W praktyce oznacza to:
- protokół można skierować na e-mail oddziału, a nie tylko na ogólny adres firmy,
- dostępny jest też firmowy e-mail do wewnętrznej ewidencji lub archiwizacji,
- przy ponownym wysłaniu mamy lepszy wgląd, do kogo protokół został pierwotnie wysłany i czy kontakty w międzyczasie się nie zmieniły.
Jest to szczególnie ważne u klientów, u których adresy i kontakty zmieniają się częściej. Zamiast sytuacji, w której protokół po cichu trafia do skrzynki niewłaściwej osoby, mamy większą kontrolę nad tym, dokąd naprawdę trafia.
Przykład z praktyki
Wyobraźmy sobie klienta, który ma centralę w Warszawie, magazyn w Krakowie i zakład produkcyjny we Wrocławiu. Technik jedzie do magazynu, ale protokół po interwencji powinien otrzymać kierownik oddziału w Krakowie. Jednocześnie firma chce zachować kopię na wspólnym firmowym e-mailu.
Bez kontaktów na poziomie oddziału łatwo może się zdarzyć, że technik zadzwoni do centrali, biuro wyśle protokół na ogólny adres, a właściwa osoba otrzyma go zbyt późno. Dzięki nowemu rozwiązaniu wybiera się konkretny oddział, ładują się prawidłowe kontakty, a przy wysyłaniu wiadomo dokładnie, dokąd dokument powinien trafić.
Co jest w tym najważniejsze
Największa korzyść tej zmiany nie polega na tym, że w szczegółach klienta pojawiło się więcej pól. Istotne jest to, że oddział przestaje być tylko adresem na liście.
Ma własne kontakty, własne dokumenty i własny kontekst do codziennej pracy. To zmniejsza drobne codzienne pomyłki, które niepotrzebnie zabierają czas zarówno biuru, jak i technikom.
Jeśli chcą Państwo bliżej poznać tę funkcję, warto zajrzeć do zarządzania klientami, tworzenia protokołu, szczegółów klienta oraz powiadomień.
